So verwenden Sie Otter.ai mit Zoom, Google Meet und Teams

Dieser Artikel untersucht Otter.ai, ein Softwareprogramm, das künstliche Intelligenz (KI) nutzt, um die Besprechungstranskription und das Erstellen von Notizen über beliebte Videokonferenzplattformen wie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams hinweg zu automatisieren. Wir werden uns mit den Kernfunktionen von Otter.ai befassen und untersuchen, wie es Ihren Besprechungsablauf rationalisieren und die Gesamtproduktivität steigern kann.

Einführung

Haben Sie jemals eine Besprechung verlassen und das Gefühl gehabt, mehr Zeit mit hektischem Kritzeln als mit aktiver Teilnahme verbracht zu haben? Traditionelle Notizen zu machen kann ein echter Kampf sein. Wichtige Punkte zu erfassen, Aktionspunkte festzuhalten und Sprecher im Auge zu behalten, kann dazu führen, dass Sie sich überfordert und abgehängt fühlen.

Aber was, wenn es einen besseren Weg gäbe? Betreten Sie Otter.ai, Ihre zentrale Anlaufstelle für mühelose Besprechungsnotizen. Otter.ai nutzt die Leistungsfähigkeit der KI, um Ihre Besprechungen zu transformieren. Stellen Sie sich eine Echtzeit-Transkription vor, die jedes Wort erfasst, KI-gestützte Zusammenfassungen, die die wichtigsten Erkenntnisse hervorheben, und Sprechererkennung, damit Sie nie verpassen, wer was gesagt hat.

Nehmen Sie nun dieses leistungsstarke Tool und integrieren Sie es nahtlos in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams. Die Verwendung von Otter.ai mit Ihrer bevorzugten Videokonferenzplattform eröffnet eine ganz neue Ebene der Besprechungsproduktivität. Konzentrieren Sie sich auf die Diskussion, nicht auf den Notizblock, und genießen Sie die Vorteile von:

• Erhöhter Fokus: Befreien Sie sich von der Last des Notizenmachens und beteiligen Sie sich aktiv an der Konversation.
• Verbesserte Genauigkeit: Verpassen Sie dank der Echtzeit-Transkription von Otter nie wieder einen wichtigen Punkt.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Teilen und bearbeiten Sie Besprechungsnotizen einfach mit Kollegen.
• Optimierter Workflow: Sparen Sie Zeit und Mühe mit automatisierter Aufzeichnung und KI-gestützten Zusammenfassungen.

Machen Sie sich bereit, Stift und Papier über Bord zu werfen und eine neue Ära rationalisierter Besprechungsnotizen mit Otter.ai einzuläuten!

Erste Schritte mit Otter.ai: Mühelose Anmeldung und Kalenderintegration

Die Eroberung Ihrer Besprechungsnotizen beginnt mit einem kostenlosen Otter.ai-Konto. Hier ist eine kurze Anleitung, wie Sie sich in wenigen Minuten einrichten können:

1. Gehen Sie zu https://otter.ai/ und klicken Sie auf “Anmelden”. Sie können Ihr Konto mit Ihrer E-Mail-Adresse oder einer praktischen Google-Anmeldeoption erstellen.
2. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, um Ihre Registrierung abzuschließen. Der Vorgang ist schnell und schmerzlos!

Um nun die Magie der automatischen Besprechungserkennung freizuschalten, verbinden wir Ihren Kalender mit Otter.ai:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Otter.ai-Konto an.
2. Navigieren Sie zu Einstellungen. Dies finden Sie normalerweise, indem Sie auf Ihr Profilsymbol oder ein Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke klicken.
3. Suchen Sie den Abschnitt Integrationen in den Einstellungen.
4. Sie sehen Optionen zum Verbinden beliebter Kalenderplattformen wie Google Kalender und Outlook. Wählen Sie diejenige aus, die Sie verwenden.
5. Erteilen Sie Otter.ai Zugriff auf Ihre Kalenderereignisse, indem Sie den Autorisierungsanweisungen folgen, die für Ihren Kalenderanbieter spezifisch sind. Dies ist ein sicherer Prozess, der es Otter.ai ermöglicht, Ihren Zeitplan nach anstehenden Besprechungen zu durchsuchen.

Herzlichen Glückwunsch! Mit verbundenem Kalender erkennt Otter.ai automatisch Ihre Besprechungen und ermöglicht es Ihnen, nahtlos an diesen teilzunehmen, um eine Echtzeit-Transkription zu erhalten. Sie müssen sich nicht mehr darum kümmern, Aufnahmen einzurichten – Otter.ai ist bereit und wartet darauf, jedes Wort zu erfassen.

Verwenden von OtterPilot für die automatische Notizenerstellung

OtterPilot hebt Ihr Besprechungserlebnis auf die nächste Stufe. Dieser intelligente Assistent automatisiert den gesamten Notizenprozess und befreit Sie, sich voll und ganz an der Diskussion zu beteiligen.

Stellen Sie sich einen KI-Assistenten vor, der an Ihren Besprechungen teilnimmt, alles in Echtzeit transkribiert und sogar freigegebene Folien erfasst! Das ist die Leistung von OtterPilot. Derzeit lässt sich OtterPilot nahtlos in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams integrieren und ist damit das ultimative Tool für einen wirklich optimierten Workflow auf allen Ihren Videokonferenzplattformen.

Aktivieren der automatischen Besprechungsteilnahme:

1. Greifen Sie auf Ihre Otter.ai-Kontoeinstellungen zu (siehe vorherige Schritte zur Anleitung).
2. Suchen Sie den Abschnitt OtterPilot in den Einstellungen.
3. Aktivieren Sie OtterPilot für die von Ihnen verwendeten Plattformen (Zoom, Google Meet, Teams). Dies beinhaltet in der Regel, Otter die erforderlichen Berechtigungen zu erteilen, an Ihren Besprechungen auf jeder Plattform teilzunehmen.
4. Lehnen Sie sich zurück und entspannen Sie sich! Mit aktiviertem OtterPilot müssen Sie Aufnahmen nicht mehr manuell starten. Wenn eine Besprechung in Ihrem verbundenen Kalender ansteht, nimmt OtterPilot automatisch teil, beginnt mit der Transkription und erfasst alle wichtigen Details.

Anpassen von OtterPilot an Ihre Bedürfnisse:

OtterPilot ist keine Einheitslösung. Sie können sein Verhalten an Ihre Vorlieben anpassen:

• Notizen automatisch teilen: Entscheiden Sie, ob OtterPilot die Besprechungsnotizen nach der Sitzung automatisch mit den Teilnehmern teilen soll.
• Benachrichtigungseinstellungen: Wählen Sie aus, ob Sie Benachrichtigungen erhalten möchten, wenn OtterPilot an einer Besprechung teilnimmt oder die Transkription abgeschlossen hat.

Durch die Personalisierung dieser Einstellungen können Sie sicherstellen, dass OtterPilot nahtlos in Ihren Workflow integriert ist und Sie auf dem Laufenden hält, ohne Sie mit Benachrichtigungen zu überlasten.

Manuelle Besprechungsaufzeichnung mit Otter.ai

Während OtterPilot für automatische Aufnahmen glänzt, kann es Situationen geben, in denen Sie mehr Kontrolle benötigen. Otter.ai ermöglicht die manuelle Aufzeichnung und bietet Ihnen Flexibilität für verschiedene Szenarien.

Hinzufügen von Besprechungs-URLs:

1. Öffnen Sie Ihr Otter.ai-Dashboard.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Aufzeichnen”, die sich oben auf der Seite befindet (normalerweise neben “Importieren”).
3. Anstatt eine neue Aufnahme von Grund auf neu zu starten, wählen Sie die Option “An einer Besprechung teilnehmen”.
4. Ein Popup-Fenster wird angezeigt. Hier können Sie die Besprechungs-URL direkt aus Ihrer Zoom-, Google Meet- oder Teams-Einladung einfügen.
5. Klicken Sie auf “Teilnehmen”, und Otter.ai beginnt mit der Aufzeichnung der Besprechung und transkribiert alles in Echtzeit.

Hochladen vorhandener Audiodateien:

Vielleicht haben Sie eine vorab aufgezeichnete Besprechungs-Audiodatei, die Sie von Otter.ai transkribieren lassen möchten. Kein Problem!

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche “Importieren” in Ihrem Otter.ai-Dashboard.
2. Wählen Sie “Audio/Video hochladen”.
3. Navigieren Sie zum Datei-Explorer Ihres Geräts und wählen Sie die vorab aufgezeichnete Besprechungs-Audiodatei aus.
4. Klicken Sie auf “Öffnen”, und Otter.ai lädt die Datei zur Transkription hoch. Während Echtzeitfunktionen für vorab aufgezeichnete Dateien nicht verfügbar sind, liefert Otter.ai dennoch seine beeindruckende KI-gestützte Transkriptionsmagie.

Otter.ai-Funktionen für verbesserte Besprechungsnotizen

Otter.ai geht über die einfache Transkription hinaus und bietet eine Reihe von Funktionen, die Ihre Besprechungsnotizen auf eine ganz neue Ebene heben. Lassen Sie uns einige der Tools erkunden, die die Art und Weise verändern werden, wie Sie Besprechungsinhalte erfassen und nutzen:

1. Echtzeit-Transkription und Sprechererkennung:

Vorbei sind die Zeiten, in denen man unleserliche Handschriften entziffern musste! Otter.ai bietet eine Echtzeit-Transkription, mit der Sie das Gespräch Wort für Wort auf dem Bildschirm verfolgen können. Darüber hinaus wissen Sie dank der Sprechererkennung immer, wer was gesagt hat, wodurch Verwirrung vermieden und eine klare Zuordnung von Ideen sichergestellt wird.

2. Bearbeiten und Hervorheben von Schlüsselpunkten:

Manchmal muss die Rohübersetzung etwas verfeinert werden. Mit den Bearbeitungswerkzeugen von Otter.ai können Sie den Text optimieren, Fehler beheben und die Genauigkeit sicherstellen. Aber was ist mit den entscheidenden Erkenntnissen? Mit der Hervorhebungsfunktion können Sie wichtige Punkte markieren, sodass Sie sie später leicht finden und darauf verweisen können.

3. Einfaches Teilen und Zusammenarbeiten:

Intuitive Zusammenarbeitstools sind am heutigen Arbeitsplatz unerlässlich. Otter.ai fördert die Teamarbeit, indem Sie Besprechungsnotizen nahtlos mit Kollegen teilen können. Gewähren Sie Zugriff, laden Sie andere zum Bearbeiten ein und arbeiten Sie zusammen, um eine umfassende Aufzeichnung der Diskussion zu erstellen.

4. Aktionspunkte immer zur Hand:

Besprechungen generieren oft To-Do-Listen. Otter.ai hilft Ihnen, den Überblick über Aktionspunkte zu behalten, indem potenzielle Aufgaben innerhalb des Transkripts automatisch identifiziert werden. Dies spart Ihnen Zeit, da Sie keine separate Liste manuell erstellen müssen, und stellt sicher, dass sich alle über ihre nächsten Schritte im Klaren sind.

5. Leistungsstarke Suchfunktionen:

Haben Sie jemals einen wichtigen Punkt aus einer Besprechung vergessen, sich aber an ein Schlüsselwort oder eine Phrase erinnert? Keine Sorge! Mit der robusten Suchfunktion von Otter.ai können Sie schnell durch transkribierte Notizen suchen, um genau das zu finden, wonach Sie suchen. Dies macht das Wiederaufnehmen vergangener Besprechungen zum Kinderspiel und hilft Ihnen, wertvolle Besprechungsinhalte lange nach dem Ende der Sitzung zu nutzen.

Durch die Nutzung dieser Funktionen verwandelt Otter.ai Ihre Besprechungsnotizen von einer statischen Aufzeichnung in eine dynamische und interaktive Ressource, die Sie und Ihr Team stärkt.

Optimierung Ihres Workflows mit Otter.ai

Während Otter.ai eine robuste Reihe von Funktionen bietet, können bestimmte Aktionen Ihren Prozess der Erstellung von Besprechungsnotizen weiter rationalisieren und die Gesamteffizienz des Workflows verbessern. Hier sind einige praktische Tipps, die Sie berücksichtigen sollten:

1. Verwenden Sie die Otter Chrome-Erweiterung: Optimieren Sie den Zugriff auf Otter.ai-Funktionen direkt in Ihrem Webbrowser. Durch die Installation der Chrome-Erweiterung können Sie Aufzeichnungen starten, auf Besprechungsnotizen zugreifen und andere Funktionen nutzen, ohne von Ihrer aktuellen Webseite wegnavigieren zu müssen. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Sie direkt über Ihren Kalender in einer Weboberfläche an Besprechungen teilnehmen.
2. Meistern Sie Tastenkombinationen: Für häufige Otter.ai-Benutzer kann die Vertrautheit mit Tastenkombinationen die Navigationsgeschwindigkeit und die Gesamteffizienz erheblich steigern. Untersuchen Sie die verfügbaren Tastenkombinationen (die über die Otter.ai-Einstellungen oder die Hilfedokumentation zugänglich sind) und integrieren Sie diejenigen, die für Ihren Workflow am relevantesten sind. Dies können Tastenkombinationen für Aktionen wie das Starten/Stoppen von Aufzeichnungen, Wiedergabesteuerungen, Textbearbeitungsfunktionen und die Zuordnung von Sprechern umfassen.
3. Entdecken Sie Integrationen mit Produktivitätstools: Die Leistung von Otter.ai kann weiter verstärkt werden, indem Sie es in andere Anwendungen integrieren, die Sie regelmäßig verwenden. Abhängig von Ihrem spezifischen Workflow und Ihren bevorzugten Tools bietet Otter.ai möglicherweise Integrationen mit Projektmanagementplattformen, Aufgabenverwaltungssoftware oder Kalenderanwendungen. Diese Integrationen können einen nahtlosen Datentransfer und automatisierte Workflows ermöglichen, z. B. das automatische Erstellen von Aufgaben in Ihrem Projektmanagementsystem basierend auf Aktionspunkten, die im Besprechungsprotokoll identifiziert wurden.

Durch die Umsetzung dieser Vorschläge können Sie das volle Potenzial von Otter.ai ausschöpfen und es nahtlos in Ihren bestehenden Workflow integrieren, die Effizienz maximieren und ein produktiveres Erlebnis bei der Erstellung von Besprechungsnotizen gewährleisten.

Fazit

Dieser Blogbeitrag hat untersucht, wie Otter.ai Ihr Erlebnis bei der Erstellung von Besprechungsnotizen über beliebte Videokonferenzplattformen wie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams erheblich verbessern kann.

Durch die Nutzung der Kernfunktionen von Otter.ai können Sie:

• Erreichen Sie eine höhere Konzentration während Besprechungen, indem Sie die Notwendigkeit der manuellen Notizenerstellung eliminieren.
• Stellen Sie eine höhere Genauigkeit bei der Erfassung von Besprechungsdetails durch Echtzeit-Transkription und Sprechererkennung sicher.
• Fördern Sie die Zusammenarbeit, indem Sie Besprechungsnotizen einfach mit Kollegen teilen und bearbeiten.
• Steigern Sie die Gesamtproduktivität mit Funktionen wie der automatischen Extraktion von Aktionspunkten und leistungsstarken Suchfunktionen.

Otter.ai bietet eine kostenlose Stufe mit großzügigen Funktionen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern. Für Benutzer, die zusätzliche Funktionen wie erhöhte Speicherkapazität, längere Besprechungsdauern oder erweiterte Funktionen für die Teamzusammenarbeit benötigen, stehen kostenpflichtige Abonnementpläne zur Verfügung.

Wir empfehlen Ihnen, Otter.ai zu erkunden und zu entdecken, wie seine einzigartige Mischung aus KI-gestützter Transkription, intelligenten Funktionen und nahtlosen Integrationen die Art und Weise revolutionieren kann, wie Sie Besprechungsnotizen erfassen, verwalten und nutzen. Verabschieden Sie sich von den Ineffizienzen der traditionellen Notizenerstellung und begrüßen Sie eine neue Ära optimierter Besprechungen mit Otter.ai.