Die Top 10 Vorlagen für Besprechungsprotokolle

Verabschieden Sie sich vom Meeting-Chaos und entfesseln Sie die Kraft der Organisation! Besprechungsprotokolle sind Ihr Schlüssel zu fokussierten Diskussionen, klaren Entscheidungen und nahtloser Umsetzung. Wenn Sie bereit sind, Ihre Besprechungen von Zeitverschwendern in Aktionsgeneratoren zu verwandeln, sind Sie hier genau richtig.

Fühlen sich Ihre Besprechungen wie ein schwarzes Loch für Zeit und Produktivität an? Sie verbringen eine Stunde mit Diskussionen, aber danach erinnert sich niemand mehr an die wichtigsten Entscheidungen oder Maßnahmen. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Das ist ein häufiges Problem, aber es muss nicht so sein. Gut gestaltete Besprechungsprotokolle sind die Geheimwaffe, um Ihre Besprechungen fokussiert, organisiert und produktiv zu halten. Sie bieten eine klare Aufzeichnung dessen, was besprochen wurde, welche Entscheidungen getroffen wurden und wer für was verantwortlich ist. Kurzum, sie stellen sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und vorankommen.

Aber seien wir ehrlich, detaillierte Protokolle während einer Besprechung zu führen, kann eine Herausforderung sein. Hier kommen Besprechungsprotokollvorlagen ins Spiel. Diese vorformatierten Dokumente bieten einen strukturierten Rahmen für die Erfassung aller wichtigen Informationen. Mit einer Vorlage in der Hand wird das Protokollieren zum Kinderspiel, und Sie können sich darauf konzentrieren, die Besprechung im Griff zu behalten.

Was eine großartige Besprechungsprotokollvorlage ausmacht

Nicht alle Besprechungsprotokollvorlagen sind gleich. Die besten enthalten bestimmte wesentliche Komponenten, um sicherzustellen, dass sie alles Wichtige erfassen und die Nachbereitung nach der Besprechung unterstützen. Hier ist, was Sie brauchen:

• Datum, Uhrzeit und Ort: Dies erfasst den Kontext der Besprechung, insbesondere wenn man im Laufe der Zeit zurückblickt.
• Teilnehmer/Abwesende: Legt fest, wer bei der Entscheidungsfindung anwesend war und wer möglicherweise separat informiert werden muss.
• Agenda-Punkte: Bietet eine Struktur für die Besprechung und hilft dabei, zu verfolgen, wo die Dinge aus dem Ruder gelaufen sind (falls dies der Fall war).
• Wesentliche Diskussionspunkte: Eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte, die unter jedem Agendapunkt behandelt wurden.
• Getroffene Entscheidungen: Der wichtigste Abschnitt! Fassen Sie die während der Besprechung getroffenen Entscheidungen klar zusammen.
• Aktionspunkte (mit Verantwortlichen und Fristen): Hier verwandeln Sie Entscheidungen in umsetzbare Schritte. Jeder Schritt benötigt einen zugewiesenen Verantwortlichen und eine Frist für die Fertigstellung.
• Notizbereich: Ein Bereich für zusätzliche Beobachtungen, aufgeworfene Fragen oder Punkte, die später erneut aufgegriffen werden sollen.

Denken Sie daran, eine großartige Vorlage erleichtert das Protokollieren und stellt sicher, dass Sie die Informationen erfassen, die Sie benötigen, um Ihre Besprechungen in produktive Kraftpakete zu verwandeln!

Top 10 der Besprechungsprotokollvorlagen

Vorlage Nr. 1: Die “Klassische”

Zweck:

• Gut geeignet für Routinebesprechungen mit einer klaren Struktur.
• Ideal, wenn die oberste Priorität darin besteht, Entscheidungen zu erfassen und Aufgaben zuzuweisen.

Abschnitte:

• Datum: Erfassen Sie das Besprechungsdatum.
• Uhrzeit: Besprechungsbeginn und -ende.
• Ort: Wo die Besprechung stattfindet (physischer Raum, Videokonferenzlink usw.).
• Teilnehmer: Liste der anwesenden Personen.
• Abwesende: Liste der Personen, die erwartet wurden, aber nicht anwesend sind.
• Agenda: Eine vorab verteilte Liste der zu besprechenden Themen.
• [Agendapunkt 1], [Agendapunkt 2]…: Einzelne Diskussionspunkte.
• Notizen: Wichtige Erkenntnisse, getroffene Entscheidungen oder Punkte, die weiterer Untersuchung bedürfen.
• Aktionspunkte: Spezifische Aufgaben, die sich aus der Besprechung ergeben.
  • [Aktionspunkt]: Kurze Beschreibung der Aufgabe.
  • (Verantwortlicher): Name der Person, die für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist.
  • (Frist): Datum, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein soll.

Wie man sie benutzt

1. Anpassen: Überlegen Sie, ob Sie zusätzliche Abschnitte benötigen, basierend auf Ihren typischen Besprechungsanforderungen.
2. Vorbereitung: Füllen Sie die Felder vor der Besprechung aus. Verteilen Sie die Agenda im Voraus.
3. Während der Besprechung: Machen Sie sich Notizen, protokollieren Sie Entscheidungen und definieren Sie Aktionspunkte klar.
4. Nach der Besprechung: Verteilen Sie die aktualisierte Vorlage als Besprechungsprotokoll.

Beispiel:

• Datum: 21. März 2024
• Uhrzeit: 13:00 - 14:00 Uhr PST
• Ort: Konferenzraum B
• Teilnehmer: Jane Smith, John Doe, Sarah Anderson
• Abwesende:
• Agenda:
  • Projektstatus-Update
  • Budgetüberprüfung
• Notizen:
  • Projekt im Zeitplan, einige kleinere Verzögerungen bei der Beschaffung
  • Budget muss für das nächste Quartal genau überwacht werden
• Aktionspunkte:
  • Angebote von Lieferanten für verzögerte Artikel einholen - (John Doe) - (24. März)
  • Detaillierte Budgetanalyse erstellen - (Sarah Anderson) - (28. März)

Vorlage Nr. 2: Die “Entscheidungsfokussierte”

Zweck:

• Konzipiert für Besprechungen, bei denen das Hauptziel darin besteht, klare Entscheidungen zu treffen.
• Priorisiert die Verfolgung der Begründung für Entscheidungen zum späteren Nachschlagen.

Abschnitte:

• Datum: Erfassen Sie das Besprechungsdatum.
• Uhrzeit: Besprechungsbeginn und -ende.
• Ort: Wo die Besprechung stattfindet (physischer Raum, Videokonferenzlink usw.).
• Teilnehmer: Liste der anwesenden Personen.
• Abwesende: Liste der Personen, die erwartet wurden, aber nicht anwesend sind.
• Getroffene Entscheidungen:
  • [Entscheidung 1] - (Begründung): Geben Sie die Entscheidung an, gefolgt von einer kurzen Erläuterung der Gründe dafür.
  • [Entscheidung 2] - (Begründung): Gleiches Format wie oben.
• Aktionspunkte: Spezifische Aufgaben, die sich aus den getroffenen Entscheidungen ergeben.
  • [Aktionspunkt]: Kurze Beschreibung der Aufgabe.
  • (Verantwortlicher): Name der Person, die für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist.
  • (Frist): Datum, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein soll.
• Nächste Schritte: Breitere Maßnahmen oder Elemente, die benötigt werden, um voranzukommen (nicht unbedingt an eine bestimmte Person/Frist gebunden).

Wie man sie benutzt

1. Vorbereitung: Haben Sie ein klares Verständnis der Entscheidungen, die im Vorfeld getroffen werden müssen.
2. Während der Besprechung: Rahmen Sie Diskussionen rund um die zur Verfügung stehenden Optionen. Erfassen Sie die Entscheidungen und die wichtigsten Gründe, die zu ihnen geführt haben.
3. Verteilen: Verteilen Sie die Vorlage als Besprechungsprotokoll, um Klarheit und Ausrichtung sicherzustellen.

Beispiel

• Datum: 23. März 2024
• Uhrzeit: 10:00 - 11:30 Uhr PST
• Ort: Zoom-Meeting (Link)
• Teilnehmer: Peter Johnson, Lisa Williams, Ben Harris
• Abwesende: Keine
• Getroffene Entscheidungen:
  • Produktstart am 15. April - (Begründung): Marktforschung ist positiv, das Datum ermöglicht die abschließende Qualitätssicherung
  • Zusätzliches Marketingbudget von 5.000 US-Dollar zuweisen - (Begründung): Notwendigkeit, ein breiteres Publikum für den Start zu erreichen
• Aktionspunkte:
  • Startmaterialien fertigstellen - (Lisa Williams) - (10. April)
  • Werbekampagnenplan entwickeln - (Ben Harris) - (5. April)
• Nächste Schritte:
  • Medienplatzierungen sichern
  • Logistik des Starttages überprüfen

Vorlage Nr. 3: Das “Projektmanagement”

Zweck:

• Speziell für projektbezogene Besprechungen konzipiert.
• Verfolgt Aufgaben, identifiziert Probleme und rationalisiert die Projektdurchführung.

Abschnitte:

• Datum: Erfassen Sie das Besprechungsdatum.
• Uhrzeit: Besprechungsbeginn und -ende.
• Ort: Wo die Besprechung stattfindet (physischer Raum, Videokonferenzlink usw.).
• Teilnehmer: Liste der anwesenden Personen.
• Abwesende: Liste der Personen, die erwartet wurden, aber nicht anwesend sind.
• Projekt: Name des Projekts.
• Phase: Aktuelle Phase des Projekts (z. B. Planung, Entwicklung usw.).
• Agenda: Eine Liste der zu besprechenden Themen – kann offen gelassen oder vorab ausgefüllt werden.
• Aktualisierungen zu Aufgaben: Fortschritt bei aktuellen Aufgaben, einschließlich abgeschlossener Elemente und aller Änderungen am Zeitplan.
• Probleme oder Blocker: Herausforderungen oder Hindernisse, die den Projektfortschritt behindern.
• Aktionspunkte: Spezifische Aufgaben, die sich aus der Besprechung ergeben, um Blocker zu beheben oder Aufgaben voranzutreiben.
  • [Aktionspunkt]: Kurze Beschreibung der Aufgabe.
  • (Verantwortlicher): Name der Person, die für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist.
  • (Frist): Datum, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein soll.
• Nächste Besprechung: Datum, Uhrzeit und Ort (falls festgelegt) der nächsten Projektbesprechung.

Wie man sie benutzt

1. Vorbereitung: Vor der Besprechung sollten die Projektteammitglieder Aktualisierungen zu ihren Aufgaben bereitstellen.
2. Moderation: Konzentrieren Sie sich während der Besprechung auf Aufgabenaktualisierungen, die Identifizierung von Problemen und die Bestimmung von Aktionspunkten, um diese zu beheben.
3. Abschluss: Planen Sie vor dem Verlassen der Sitzung das nächste Folgetreffen.

Beispiel

• Datum: 22. März 2024
• Uhrzeit: 14:00 - 15:00 Uhr PST
• Ort: Konferenzraum A
• Teilnehmer: Sarah Lee, Mark Evans, Emily Chen
• Abwesende: Keine
• Projekt: Website-Redesign
• Phase: Entwicklung
• Agenda:
  • Fortschritt der Codierung
  • Inhaltsaktualisierungen
• Aktualisierungen zu Aufgaben:
  • Homepage-Wireframe fertiggestellt
  • Design der Produktseite in Arbeit, um 2 Tage verzögert
• Probleme oder Blocker:
  • Benötigen die endgültige Freigabe des Inhalts für die Seite “Über uns”
• Aktionspunkte:
  • Inhaltsprüfung mit Stakeholdern planen - (Sarah Lee) - (23. März)
• Nächste Besprechung: 29. März 2024, 14:00 Uhr PST, Konferenzraum A

Vorlage Nr. 4: Das “Ausschusstreffen”

Zweck:

• Bietet eine formale Struktur für Ausschusssitzungen.
• Gewährleistet eine genaue Dokumentation von Anträgen, Abstimmungen und daraus resultierenden Maßnahmen.

Abschnitte:

• Datum: Erfassen Sie das Besprechungsdatum.
• Uhrzeit: Besprechungsbeginn und -ende.
• Ort: Wo die Besprechung stattfindet (physischer Raum, Videokonferenzlink usw.).
• Teilnehmer: Liste der anwesenden Personen.
• Abwesende: Liste der Personen, die erwartet wurden, aber nicht anwesend sind.
• Eröffnung: Zeitpunkt, zu dem die Besprechung offiziell begonnen wurde.
• Genehmigung des vorherigen Protokolls: Formale Genehmigung (oder Änderung) des Protokolls der vorherigen Besprechung.
• Anträge:
  • Antrag: (Beschreibung): Kurze Beschreibung der vorgeschlagenen Maßnahme.
  • Antrag von: Name des Mitglieds, das den Antrag gestellt hat.
  • Unterstützt von: Name des Mitglieds, das den Antrag unterstützt.
  • Ergebnis (Angenommen/Abgelehnt): Ergebnis der Abstimmung über den Antrag.
• Aktionspunkte: Spezifische Aufgaben, die sich aus der Besprechung ergeben.
  • [Aktionspunkt]: Kurze Beschreibung der Aufgabe.
  • (Verantwortlicher): Name der Person, die für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist.
  • (Frist): Datum, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein soll.
• Vertagung: Zeitpunkt, zu dem die Besprechung offiziell beendet wurde.

Wie man sie benutzt

1. Vorbereitung: Fügen Sie bekannte Anträge vorab in die verteilte Agenda ein.
2. Während der Besprechung:
   • Erfassen Sie den Zeitpunkt, zu dem die Besprechung eröffnet wird.
   • Erfassen Sie alle Anträge, wer sie vorgeschlagen und unterstützt hat, und die Abstimmungsergebnisse genau.
3. Verteilen: Das Protokoll aus dieser Vorlage dient als formale Aufzeichnung der Besprechung.

Beispiel

• Datum: 20. März 2024
• Uhrzeit: 18:00 - 19:30 Uhr PST
• Ort: Rathaus, Ratssaal
• Teilnehmer: Bürgermeister Johnson, Stadtrat Harris, Stadtrat Chen…
• Abwesende: Keine
• Eröffnung: 18:05 Uhr
• Genehmigung des vorherigen Protokolls: Protokoll in der vorliegenden Form genehmigt
• Anträge:
  • Antrag: 20.000 US-Dollar für Parkrenovierungen bereitstellen (Beschreibung)
  • Antrag von: Stadtrat Harris
  • Unterstützt von: Stadtrat Lee
  • Ergebnis (Angenommen)
• Aktionspunkte:
  • Renovierungsplan entwickeln - (Park- und Erholungsamt) - (15. April)
• Vertagung: 19:32 Uhr

Wichtiger Hinweis: Ausschusssitzungen haben oft spezifische Regeln, die in Satzungen oder Geschäftsordnungen festgelegt sind. Diese Vorlage ist ein Ausgangspunkt, und es sind möglicherweise Anpassungen erforderlich, um sie an diese Regeln anzupassen.

Vorlage Nr. 5: Das “Sprint-Review”

Zweck:

• Konzipiert für Teams, die Scrum oder andere agile Methoden verwenden.
• Bietet eine strukturierte Überprüfung dessen, was während eines Sprints erreicht wurde, was gerade läuft und Verbesserungen für die Zukunft.

Abschnitte:

• Datum: Erfassen Sie das Besprechungsdatum.
• Uhrzeit: Besprechungsbeginn und -ende.
• Ort: Wo die Besprechung stattfindet (physischer Raum, Videokonferenzlink usw.).
• Teilnehmer: Liste der anwesenden Personen (Product Owner, Scrum Master, Mitglieder des Entwicklungsteams, Stakeholder).
• Abwesende: Liste der Personen, die erwartet wurden, aber nicht anwesend sind.
• Sprint: [Sprint-Nummer]: Identifizieren Sie den spezifischen Sprint, der überprüft wird.
• Abgeschlossene Arbeit: Liste und Demonstration (falls möglich) der Arbeitselemente, die während des Sprints fertiggestellt wurden.
• In Arbeit: Aufgaben, die begonnen, aber noch nicht abgeschlossen wurden.
• Blocker: Hindernisse oder Herausforderungen, die den Fortschritt während des Sprints behindert haben.
• Retrospektive:
  • Was ist gut gelaufen? Positive Aspekte des Sprints.
  • Was kann verbessert werden? Bereiche für Optimierung in zukünftigen Sprints.
• Aktionspunkte: Spezifische Änderungen oder Aufgaben, die basierend auf der Retrospektive implementiert werden sollen.
  • [Aktionspunkt]: Kurze Beschreibung der Aufgabe.
  • (Verantwortlicher): Name der Person, die für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist.
  • (Frist): Datum, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein soll.

Wie man sie benutzt:

1. Vorbereitung: Der Product Owner sollte eine Liste der abgeschlossenen Arbeiten und der in Arbeit befindlichen Arbeiten erstellen. Die Teammitglieder sollten Blocker und Retrospektivenpunkte berücksichtigen.
2. Die Besprechung: Befolgen Sie die Vorlage und stellen Sie sicher, dass die Stakeholder die Möglichkeit haben, die abgeschlossene Arbeit zu sehen. Konzentrieren Sie die Retrospektive auf umsetzbare Verbesserungen.
3. Aktion: Verteilen Sie die Vorlage mit Aktionspunkten, damit sich alle über die Schritte im Klaren sind, die für den nächsten Sprint zu unternehmen sind.

Beispiel

• Datum: 25. März 2024
• Uhrzeit: 11:00 - 12:00 Uhr PST
• Ort: Zoom (Link)
• Teilnehmer: Sarah (Product Owner), Mark (Scrum Master), Dev-Team, Jane (Stakeholder)
• Abwesende: Keine
• Sprint: Sprint 3
• Abgeschlossene Arbeit:
  • Neue Benutzerregistrierungsfunktion
  • Produktsuchfunktion
• In Arbeit:
  • Integration des Warenkorbs
• Blocker:
  • Verzögerung beim Erhalt des API-Zugriffs für das Payment Gateway
• Retrospektive:
  • Was ist gut gelaufen? Klare User Stories, gute Teamkommunikation
  • Was kann verbessert werden? Frühere Einbindung von Tests erforderlich
• Aktionspunkte:
  • Meeting zur Testintegration planen - (Mark) - (27. März)

Vorlage Nr. 6: Die “Brainstorming-Sitzung”

Zweck:

• Konzipiert für Besprechungen, die sich auf die Generierung kreativer Ideen und Lösungen konzentrieren.
• Fördert eine offene Diskussion und baut auf den Ideen anderer auf.

Abschnitte:

• Datum: Erfassen Sie das Besprechungsdatum.
• Uhrzeit: Besprechungsbeginn und -ende.
• Ort: Wo die Besprechung stattfindet (physischer Raum, Videokonferenzlink usw.).
• Teilnehmer: Liste der anwesenden Personen.
• Abwesende: Liste der Personen, die erwartet wurden, aber nicht anwesend sind.
• Thema: Das spezifische Problem, die Frage oder die Chance, mit der sich die Brainstorming-Sitzung befasst.
• Generierte Ideen: Ungefilterte Liste aller Ideen, die während der Sitzung vorgeschlagen wurden.
• Themen und Kategorien: Identifizieren Sie beim Generieren von Ideen gemeinsame Themen oder gruppieren Sie ähnliche Ideen zusammen.
• Aktionspunkte: Spezifische Schritte zur Bewertung, Verfeinerung oder Implementierung der vielversprechendsten Ideen.
  • [Aktionspunkt]: Kurze Beschreibung der Aufgabe.
  • (Verantwortlicher): Name der Person, die für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist.
  • (Frist): Datum, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein soll.

Wie man sie benutzt

1. Vorbereitung: Definieren Sie den Fokus der Brainstorming-Sitzung klar. Erwägen Sie die Verwendung von Aufwärmübungen, um die Kreativität anzuregen.
2. Die Sitzung:
   • Fördern Sie einen freien Ideenfluss. Erfassen Sie alles, egal wie abwegig es zunächst erscheinen mag.
   • Beginnen Sie nach der ersten Brainstorming-Runde mit dem Gruppieren von Ideen und dem Identifizieren von Mustern.
3. Nächste Schritte:
   • Weisen Sie Aktionspunkte für die weitere Untersuchung oder Entwicklung der vielversprechendsten Ideen zu.

Beispiel

• Datum: 23. März 2024
• Uhrzeit: 13:00 - 14:30 Uhr PST
• Ort: Besprechungsraum 3
• Teilnehmer: Marketing-Team, Grafikdesigner
• Abwesende: Keine
• Thema: Neue Ideen für Social-Media-Kampagnen
• Generierte Ideen:
  • Einen von Nutzern generierten Content-Wettbewerb veranstalten
  • Mit Mikro-Influencern zusammenarbeiten
  • Kurze, humorvolle Videoserie (und viele mehr!)
• Themen und Kategorien:
  • Benutzerinteraktion
  • Markenbekanntheit
• Aktionspunkte:
  • Wettbewerbsregeln und Preisstruktur entwickeln - (Emily) - (27. März)
  • Relevante Mikro-Influencer in unserer Nische recherchieren - (John) - (28. März)

Wichtig: Brainstorming funktioniert am besten in einer wertfreien Umgebung. Fördern Sie wilde Ideen und bauen Sie auf den Vorschlägen anderer auf!

Vorlage Nr. 7: Das “Kundengespräch”

Zweck:

• Bietet einen strukturierten Rahmen für Kundengespräche.
• Verfolgt wichtige Diskussionspunkte, Kundenbeiträge und nächste Schritte.

Abschnitte:

• Datum: Erfassen Sie das Besprechungsdatum.
• Uhrzeit: Besprechungsbeginn und -ende.
• Ort: Wo die Besprechung stattfindet (physischer Ort, Videokonferenzlink usw.).
• Teilnehmer: Liste der anwesenden Personen (Ihre Teammitglieder und die Vertreter des Kunden).
• Abwesende: Liste der Personen, die erwartet wurden, aber nicht anwesend sind.
• Kunde: Name der Kundenorganisation.
• Projekt: Name des Projekts, an dem Sie arbeiten.
• Diskussionspunkte: Wichtige Punkte, die während der Besprechung besprochen wurden.
• Kundenfeedback: Fügen Sie Kundenkommentare, Bedenken und Wünsche hinzu.
• Aktionspunkte: Spezifische Aufgaben oder Follow-ups basierend auf der Besprechungsdiskussion
  • [Aktionspunkt]: Kurze Beschreibung der Aufgabe.
  • (Verantwortlicher): Name der Person, die für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist (aus Ihrem Team oder dem des Kunden).
  • (Frist): Datum, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein soll.

Wie man sie benutzt

1. Vorbereitung: Bereiten Sie eine Agenda vor, die auf den aktuellen Status Ihres Projekts und alle Fragen abgestimmt ist, die Sie an den Kunden haben.
2. Während der Besprechung: Machen Sie sich klare Notizen, insbesondere zur Erfassung von Kundenfeedback und Entscheidungen.
3. Follow-up: Verteilen Sie das Besprechungsprotokoll und die Aktionspunkte an alle Teilnehmer, um sicherzustellen, dass sowohl Sie als auch der Kunde auf dem gleichen Stand sind.

Beispiel

• Datum: 28. März 2024
• Uhrzeit: 10:00 - 11:00 Uhr PST
• Ort: Zoom-Meeting (Link)
• Teilnehmer: Sarah Lee (Projektmanagerin), John Smith (Designer), Emily Baker (Kundin), Tom Wilson (Kunde)
• Abwesende: Keine
• Kunde: Acme Corporation
• Projekt: Website-Redesign
• Diskussionspunkte:
  • Überprüfung der Homepage-Mockups
  • Timeline-Updates
• Kundenfeedback:
  • Positive Reaktion auf das Gesamtdesign
  • Änderungen am Wortlaut des Abschnitts “Dienstleistungen” anfordern
• Aktionspunkte:
  • Homepage-Mockups basierend auf Feedback aktualisieren - (John Smith) - (30. März)
  • Kunde stellt überarbeiteten “Dienstleistungen”-Text zur Verfügung - (Emily Baker) - (29. März)

Vorlage Nr. 8: Das “Einzelgespräch”

Zweck:

• Erleichtert regelmäßige, fokussierte Gespräche zwischen Führungskräften und ihren Teammitgliedern.
• Bietet Raum für Leistungsfeedback, Zielsetzung und Diskussionen zur beruflichen Weiterentwicklung.

Abschnitte:

• Datum: Erfassen Sie das Besprechungsdatum.
• Uhrzeit: Besprechungsbeginn und -ende.
• Ort: Wo die Besprechung stattfindet (Büro, Videoanruf usw.).
• Mitarbeiter: Der Name des Mitarbeiters.
• Manager: Der Name des Managers.
• Besprochene Themen: Wichtige Punkte des Gesprächs.
• Feedback:
  • Vom Manager zum Mitarbeiter: Leistungsbeobachtungen, konstruktive Punkte, Bereiche für Verbesserungen.
  • Vom Mitarbeiter zum Manager: Herausforderungen, Unterstützungsbedarf, Vorschläge.
• Aktionspunkte: Spezifische Aufgaben, nächste Schritte oder Follow-up-Elemente.
  • [Aktionspunkt]: Kurze Beschreibung der Aufgabe.
  • (Verantwortlicher): Name der verantwortlichen Person (entweder Mitarbeiter oder Manager).
  • (Frist): Datum, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein soll.

Wie man sie benutzt

1. Vorbereitung (beide Parteien): Sowohl der Manager als auch der Mitarbeiter sollten mit Themen oder Punkten kommen, die sie besprechen möchten.
2. Konstant bleiben: Regelmäßige Einzelgespräche sind am effektivsten.
3. Dokumentieren: Erfassen Sie die Diskussion und die Aktionspunkte. Dies dient als Bezugspunkt für zukünftige Besprechungen.

Beispiel

• Datum: 21. März 2024
• Uhrzeit: 15:00 - 15:45 Uhr PST
• Ort: Lisas Büro
• Mitarbeiter: Mark Johnson
• Manager: Lisa Williams
• Besprochene Themen:
  • Fortschritt beim aktuellen Projekt
  • Marks Interesse an der Entwicklung von Führungsqualitäten
• Feedback:
  • Manager zum Mitarbeiter: Starke Arbeit am Projekt, positive Kundenreaktion. Schlägt proaktive Kommunikation bei Timeline-Änderungen vor.
  • Mitarbeiter zum Manager: Sucht nach Möglichkeiten, jüngere Teammitglieder zu betreuen.
• Aktionspunkte:
  • Lisa identifiziert einen Mentoring-Match für Mark - (Lisa Williams) - (4. April)

Wichtiger Hinweis: Einzelgespräche sollten Vertrauen aufbauen. Obwohl sie Leistungsgespräche beinhalten, sind sie auch ein Ort, an dem Mitarbeiter Unterstützung erhalten und ihre berufliche Entwicklung offen diskutieren können.

Vorlage Nr. 9: Das “Webinar-Protokoll”

Zweck:

• Bietet eine Aufzeichnung von Webinaren, insbesondere solchen mit wertvollen Erkenntnissen oder für interne Schulungszwecke.
• Erfasst die Fragen und Antworten des Publikums, um bei der Inhaltserstellung zu helfen oder Bedenken des Publikums auszuräumen.

Abschnitte:

• Datum: Datum des Webinars.
• Uhrzeit: Beginn- und Endzeit des Webinars.
• Thema: Der Fokus des Webinars.
• Referenten: Namen und (falls zutreffend) Titel der Referenten.
• Teilnehmer (ca. Anzahl): Eine Schätzung der Publikumsgröße.
• Wichtige Punkte: Wichtigste Erkenntnisse und Einblicke aus der Präsentation.
• Fragen & Antworten: Relevante Fragen, die von den Teilnehmern gestellt wurden, und die Antworten, die von den Referenten gegeben wurden.
• Aktionspunkte: Follow-up-Aufgaben oder Ideen, die durch das Webinar inspiriert wurden.
  • [Aktionspunkt]: Kurze Beschreibung der Aufgabe.
  • (Verantwortlicher): Name der Person, die für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich ist.
  • (Frist): Datum, bis zu dem die Aufgabe erledigt sein soll.

Wie man sie benutzt

1. Einen Notiz-Nehmer bestimmen: Weisen Sie jemanden zu, der während des Webinars Notizen macht.
2. Verteilen Verteilen Sie das Protokoll an das Team oder als Follow-up für die Teilnehmer mit einem Link zur Aufzeichnung (falls verfügbar).
3. Aktionspunkte: Stellen Sie sicher, dass Aktionspunkte zugewiesen werden, um den Wert aus den Webinar-Inhalten zu extrahieren.

Beispiel

• Datum: 23. März 2024

• Uhrzeit: 11:00 - 12:00 Uhr PST

• Thema: “Steigern Sie Ihr E-Mail-Marketing: Strategien für höhere Öffnungsraten”

• Referenten: Jane Smith, E-Mail-Marketing-Expertin

• Teilnehmer (ca. Anzahl): 120

• Wichtige Punkte:

  • Bedeutung klarer Betreffzeilen
  • Personalisierungstechniken
  • A/B-Testing-Strategien

• Fragen & Antworten

  • F: “Beste Tools für E-Mail-Automatisierung?” A: Jane empfahl MailChimp, Constant Contact…
  • F: “Wie man niedrige Öffnungsraten behandelt?” A: Publikum segmentieren, Sendezeiten testen…

• Aktionspunkte:

  • Unsere aktuellen Betreffzeilen-Vorlagen überprüfen - (Sarah) - (27. März)

Vorlage Nr. 10: Die “Informellen Besprechungsnotizen”

Zweck:

• Erfasst wesentliche Elemente einer zwanglosen Diskussion, ohne übermäßig strukturiert zu sein.
• Geeignet für kurze Check-ins oder improvisierte Besprechungen.

Abschnitte:

• Datum: Datum der Besprechung.
• Uhrzeit: Beginn- und Endzeit der Besprechung (falls relevant).
• Thema: Der allgemeine Fokus der Diskussion.
• Teilnehmer: Liste der Personen, die an der Besprechung teilgenommen haben.
• Wichtige Punkte:
  • [Punkt 1]
  • [Punkt 2]
  • (Und so weiter…)
• Diskussionszusammenfassung: Eine sehr kurze Zusammenfassung der wichtigsten behandelten Themen.
• Aktionspunkte:
  • [Aktionspunkt] - (Verantwortlicher) - (Frist) Fügen Sie nur sofort umsetzbare Aufgaben ein, die sich aus der Diskussion ergeben.

Wie man sie benutzt

1. Kurz halten: Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Entscheidungen oder Ergebnisse.
2. Klarheit: Stellen Sie sicher, dass die Notizen leserlich sind und später verstanden werden können.
3. Aktionspunkte: Fügen Sie alle wichtigen nächsten Schritte hinzu, die sich aus der Diskussion ergeben haben.

Beispiel

• Datum: 20. März 2024
• Uhrzeit: 14:15 - 14:35 Uhr PST
• Thema: Projektupdate und Start-Timeline
• Teilnehmer: Peter, Emily
• Wichtige Punkte:
  • Entwicklung im Zeitplan
  • Benötigen aktualisierte Assets vom Marketing-Team
• Diskussionszusammenfassung: Kurzer Sync zum Projektstatus, Identifizierung einer potenziellen Verzögerung aufgrund fehlender Assets.
• Aktionspunkte:
  • Emily folgt mit Marketing für Asset-ETA - (Emily) - (21. März)

Bonustipps für effektive Besprechungsprotokolle

Die Wahl einer großartigen Vorlage ist ein fantastischer erster Schritt, aber es gibt noch mehr, was Sie tun können, um sicherzustellen, dass Ihre Protokolle zu echten Ergebnissen führen. Hier sind ein paar Bonustipps:

• Weisen Sie einen dedizierten Protokollanten zu: Die Rotation dieser Verantwortung trägt dazu bei, Genauigkeit und Akzeptanz des gesamten Teams sicherzustellen.
• Senden Sie Protokolle umgehend nach der Besprechung: Während die Diskussion noch frisch ist, verteilen Sie die Protokolle umgehend, um sicherzustellen, dass alle schnell auf den gleichen Stand kommen.
• Beginnen Sie die nächste Besprechung mit der Überprüfung der vorherigen Aktionspunkte: Halten Sie diese Aktionspunkte im Vordergrund, um Verantwortlichkeit und Dynamik aufrechtzuerhalten.
• Speichern Sie Protokolle zentral: Richten Sie einen gemeinsamen Ordner oder ein System ein, in dem jeder einfach auf Protokolle aus vergangenen Besprechungen zugreifen kann.

Profi-Tipp: Wenn eine Entscheidung weitere Diskussionen oder die Genehmigung von Personen außerhalb der Besprechung erfordert, machen Sie dies in Ihrem Protokoll für ein effizientes Follow-up deutlich.

Fazit

Besprechungsprotokolle mögen wie ein kleines Detail erscheinen, aber sie haben einen großen Einfluss auf die Produktivität und den Erfolg Ihres Teams. Durch die Verwendung gut gestalteter Vorlagen sparen Sie Zeit, verbessern die Klarheit für alle Beteiligten und steigern die Verantwortlichkeit für Aktionspunkte. Das Ergebnis? Besprechungen, die Projekte tatsächlich voranbringen und Ziele erreichen.

Sind Sie bereit, Ihre Besprechungen zu revolutionieren? Durchsuchen Sie die von uns beschriebenen Vorlagen, wählen Sie eine aus, die Ihren Anforderungen entspricht, und legen Sie los! Sie werden erstaunt sein, wie schnell Sie positive Ergebnisse sehen.

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