So erhalten Sie ein Transkript einer Microsoft Teams-Besprechung

Dieser Leitfaden führt Sie in die transformative Kraft der Microsoft Teams-Transkripte ein, ein Tool, das nicht nur jedes gesprochene Wort erfasst, sondern auch Funktionen wie Sprechererkennung und Stichwortsuche durch das Teams-Transkriptionstool von ScreenApp bietet.

Haben Sie sich jemals gewünscht, bestimmte Abschnitte einer Microsoft Teams-Besprechung wiedergeben oder in einem entscheidenden Moment pausieren zu können, um die Details vollständig zu erfassen? Stellen Sie sich vor, Sie könnten jede Äußerung noch einmal anhören, entscheidende Elemente sezieren und wichtige Teile der Diskussion mühelos teilen. Hier kommt die Funktionalität von Teams-Transkripten ins Spiel, die als wichtige Ressource für die Wiederherstellung der Essenz Ihrer Besprechungen dient.

Dieser umfassende Leitfaden soll den Prozess des Zugriffs auf und der Nutzung von Transkripten in Microsoft Teams entmystifizieren. Er soll Ihnen einen klaren, schrittweisen Ansatz bieten, der die Notwendigkeit hektischer Notizen eliminiert und die Vorteile der automatisierten Transkriptionstechnologie nutzt.

Wichtige Vorbemerkungen

1. Transkription aktivieren: Dieser entscheidende Schritt ist Ihr Tor zum Zugriff auf Transkripte. Für Administratoren kann diese Option im Teams Admin Center unter “Besprechungsrichtlinien” aktiviert werden. Normale Benutzer finden diese Einstellung in den “Besprechungsoptionen” beim Planen einer Besprechung.
2. Besprechungsaufzeichnung: Während Transkripte unabhängig voneinander verwendet werden können, kann die Kombination mit Besprechungsaufzeichnungen Ihre Erfahrung erheblich bereichern. Es ist ratsam, Ihre Besprechungen aufzuzeichnen, um zusätzlichen Kontext zu erhalten, der das schriftliche Transkript ergänzt.

Zugriff auf Ihr Transkript: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

1. Über den Besprechungs-Chat: Gehen Sie zunächst zum Besprechungs-Chat in Ihrem Teams-Kalender. Suchen Sie nach dem Ende einer Besprechung nach der Benachrichtigung “Besprechung beendet”, die einen Link zum Transkript enthält. Dieser Link führt Sie zu einer Zusammenfassung des Transkripts mit Optionen zum Herunterladen.
2. Alternative Methode: Eine andere Möglichkeit, auf das Transkript zuzugreifen, besteht darin, auf die drei Punkte neben der Chat-Überschrift zu klicken und “Transkript anzeigen” auszuwählen. Diese Methode bietet einen direkten Pfad zum Transkript innerhalb der Teams-Oberfläche.

Herunterladen Ihres Transkripts: Formatoptionen

Beim Herunterladen Ihres Transkripts haben Sie einige Formatoptionen:

• .Copy (Bearbeitbares Format): Dieses Format ist ideal, wenn Sie das Transkript bearbeiten oder in einem anpassbaren Format freigeben möchten.
• .vtt (Videosynchronisation): Wählen Sie dieses Format, wenn Sie den Text mit Videoaufzeichnungen in Software von Drittanbietern synchronisieren möchten, um das Multimedia-Erlebnis zu verbessern.

ScreenApps Teams-Transkriptionstool

Um Ihre Transkriptionserfahrung weiter zu verbessern, sollten Sie das Teams-Transkriptionstool von ScreenApp verwenden. Dieses Add-on bietet mehrere erweiterte Funktionen:

Während MS Teams eine integrierte Transkription bietet, ist das dedizierte Transkriptionstool von ScreenApp aus verschiedenen Gründen möglicherweise die überzeugendere Wahl:

Verbesserte Genauigkeit und Anpassung: ScreenApp verfügt über eine leistungsstarke KI-Engine, die hochpräzise Transkripte liefert, selbst für komplexe Audiodaten mit mehreren Sprechern oder Hintergrundgeräuschen. Darüber hinaus bietet es eine Sprechererkennung, mit der Sie leicht unterscheiden können, wer was gesagt hat. Die Transkription von MS Teams ist zwar funktional, kann aber bei der Genauigkeit Schwierigkeiten haben, insbesondere in schwierigen Audiosituationen.

Nahtlose Integration und optimierter Workflow: ScreenApp lässt sich nahtlos in Ihren bestehenden Videobearbeitungs-Workflow integrieren. Sie können jede Videodatei hochladen, automatisch transkribieren und das Transkript direkt in der Plattform bearbeiten. Dieser optimierte Prozess spart Ihnen Zeit und Mühe im Vergleich zum zusammenhangslosen Workflow der Transkription innerhalb von Teams und dem anschließenden Export des Transkripts zur weiteren Bearbeitung.

Erweiterte Funktionen und Flexibilität: ScreenApp geht über die grundlegende Transkription hinaus und bietet wertvolle Funktionen wie Vokabelanpassung, benutzerdefinierte Glossare und mit Zeitstempeln versehene Anmerkungen. Dies ermöglicht es Ihnen, das Transkript an Ihre spezifischen Bedürfnisse und Vorlieben anzupassen. Die Transkription von MS Teams ist dagegen in ihrer Funktionalität eingeschränkter.

Die Verwendung ist einfach:

1. Nehmen Sie einen Anruf oder eine Besprechung auf:

Klicken Sie innerhalb einer Teams-Besprechung auf die Schaltfläche “Aufzeichnen”, um die Aufzeichnung zu starten.

Sobald die Besprechung beendet ist, wird die Aufzeichnung automatisch in Microsoft OneDrive oder SharePoint gespeichert, abhängig von den Einstellungen Ihrer Organisation.

2. Greifen Sie auf die Aufzeichnung zu:

Suchen Sie die Besprechungsaufzeichnung in Ihrer OneDrive- oder SharePoint-Bibliothek.

3. Transkribieren Sie mit ScreenApp:

Öffnen Sie die ScreenApp-Web-App oder die Desktop-App.

Klicken Sie auf die Schaltfläche “Hochladen” oder ziehen Sie die Teams-Besprechungsaufzeichnungsdatei per Drag & Drop in die ScreenApp-Oberfläche.

Wählen Sie “Microsoft Teams-Anruf-Transkription” als Transkriptionstyp aus.

Wählen Sie Ihre bevorzugte Sprache für die Transkription aus.

Klicken Sie auf die Schaltfläche “Transkribieren”, um den Transkriptionsprozess zu starten.

4. Zeigen Sie das Transkript an und bearbeiten Sie es:

ScreenApp generiert in der Regel innerhalb weniger Minuten ein Transkript der Besprechung.

Sie können das Transkript überprüfen, Änderungen vornehmen und wichtige Abschnitte hervorheben.

Verwenden Sie die Suchleiste, um schnell bestimmte Schlüsselwörter oder Phrasen im Transkript zu finden.

5. Teilen und exportieren:

Teilen Sie das Transkript direkt von ScreenApp aus mit anderen oder laden Sie es als Word-Dokument, PDF oder SRT-Datei herunter.

Integrieren Sie es in andere Tools für weitere Analysen oder Zusammenarbeit.

Profi-Tipp: Laden Sie für maximalen Komfort die ScreenApp-Erweiterung herunter und installieren Sie sie. Dies ermöglicht den direkten Zugriff auf Transkripte aus dem Besprechungs-Chat und stellt sicher, dass Sie automatische Updates erhalten, wenn Aufzeichnungen verarbeitet und transkribiert werden.

Fazit

Indem Sie diesem Leitfaden folgen, können Sie Ihren Ansatz für Teams-Besprechungen verändern und das volle Potenzial von Transkripten nutzen, um wichtige Besprechungsinhalte präzise und einfach zu erfassen, zu analysieren und zu teilen. Vorbei sind die Zeiten, in denen man sich ausschließlich auf das Gedächtnis oder hastig gekritzelte Notizen verlassen musste. Willkommen in einer neuen Ära der Besprechungseffizienz und -produktivität, die durch die erweiterten Funktionen von Microsoft Teams-Transkripten und erweiterten Transkriptionstools ermöglicht wird.