Como usar o Otter.ai com Zoom, Google Meet e Teams

Este artigo explora o Otter.ai, um programa de software que utiliza inteligência artificial (IA) para automatizar a transcrição de reuniões e a tomada de notas em plataformas populares de videoconferência como Zoom, Google Meet e Microsoft Teams. Investigaremos as funcionalidades principais do Otter.ai e exploraremos como ele pode agilizar o fluxo de trabalho das suas reuniões e aumentar a produtividade geral.

Introdução

Alguma vez saiu de uma reunião com a sensação de que passou mais tempo a rabiscar furiosamente do que a participar ativamente? A tomada de notas tradicional pode ser uma verdadeira luta. Conciliar a captura de pontos-chave, a captura de itens de ação e o controlo dos oradores pode deixá-lo sobrecarregado e atrasado.

Mas e se houvesse uma maneira melhor? Apresentamos o Otter.ai, o seu balcão único para notas de reuniões sem esforço. O Otter.ai aproveita o poder da IA para transformar as suas reuniões. Imagine a transcrição em tempo real que captura cada palavra, resumos alimentados por IA que destacam as conclusões mais importantes e a identificação de oradores para que nunca perca quem disse o quê.

Agora, pegue nesta poderosa ferramenta e integre-a perfeitamente com o Zoom, o Google Meet e o Microsoft Teams. Utilizar o Otter.ai com a sua plataforma de videoconferência favorita liberta um novo nível de produtividade nas reuniões. Concentre-se na discussão, não no bloco de notas, e desfrute dos benefícios de:

• Maior Foco: Liberte-se do fardo da tomada de notas e participe ativamente na conversa.
• Precisão Aprimorada: Nunca mais se preocupe em perder um ponto-chave com a transcrição em tempo real do Otter.
• Colaboração Aprimorada: Partilhe e colabore facilmente em notas de reuniões com colegas.
• Fluxo de Trabalho Simplificado: Poupe tempo e esforço com gravação automatizada e resumos alimentados por IA.

Prepare-se para abandonar a caneta e o papel e abrace uma nova era de notas de reuniões simplificadas com o Otter.ai!

Começar a Utilizar o Otter.ai: Registo Sem Esforço e Integração com o Calendário

Conquistar as suas notas de reuniões começa com uma conta gratuita do Otter.ai. Aqui fica um guia rápido para o configurar em minutos:

1. Aceda a https://otter.ai/ e clique em “Sign Up” (Registar-se). Pode criar a sua conta utilizando o seu endereço de e-mail ou uma opção de início de sessão do Google conveniente.
2. Siga as instruções no ecrã para concluir o seu registo. O processo é rápido e indolor!

Agora, para desbloquear a magia da deteção automática de reuniões, vamos ligar o seu calendário ao Otter.ai:

1. Inicie sessão na sua conta Otter.ai.
2. Navegue para Settings (Definições). Geralmente, isto é encontrado clicando no ícone do seu perfil ou num ícone de engrenagem no canto superior direito.
3. Procure a secção Integrations (Integrações) dentro de Settings (Definições).
4. Verá opções para ligar plataformas de calendário populares como o Google Calendar e o Outlook. Escolha a que utiliza.
5. Conceda ao Otter.ai acesso aos seus eventos de calendário seguindo as instruções de autorização específicas do seu fornecedor de calendário. Este é um processo seguro que permite ao Otter.ai analisar a sua agenda para futuras reuniões.

Parabéns! Com o seu calendário ligado, o Otter.ai irá detetar automaticamente as suas reuniões e permitir-lhe participar nelas perfeitamente para transcrição em tempo real. Chega de se esforçar para configurar gravações – o Otter.ai estará pronto e à espera para capturar cada palavra.

Utilizar o OtterPilot para Tomada de Notas Automática

O OtterPilot leva a sua experiência de reunião para o próximo nível. Este assistente inteligente automatiza todo o processo de tomada de notas, libertando-o para participar totalmente na discussão.

Imagine um assistente de IA que participa nas suas reuniões por si, transcreve tudo em tempo real e até captura slides partilhados! Esse é o poder do OtterPilot. Atualmente, o OtterPilot integra-se perfeitamente com o Zoom, o Google Meet e o Microsoft Teams, tornando-o a ferramenta definitiva para um fluxo de trabalho verdadeiramente simplificado em todas as suas plataformas de videoconferência.

Ativar a Presença Automática em Reuniões:

1. Aceda às definições da sua conta Otter.ai (consulte os passos anteriores para obter orientação).
2. Localize a secção OtterPilot dentro de Settings (Definições).
3. Ative o OtterPilot para as plataformas que utiliza (Zoom, Google Meet, Teams). Isto normalmente envolve conceder ao Otter as permissões necessárias para participar nas suas reuniões em cada plataforma.
4. Sente-se e relaxe! Com o OtterPilot ativado, já não precisa de iniciar as gravações manualmente. Quando uma reunião no seu calendário ligado chegar, o OtterPilot irá participar automaticamente, começar a transcrição e capturar todos os detalhes importantes.

Adaptar o OtterPilot às Suas Necessidades:

O OtterPilot não é uma solução única para todos. Pode personalizar o seu comportamento para se adequar às suas preferências:

• Partilha Automática de Notas: Decida se quer que o OtterPilot partilhe automaticamente as notas da reunião com os participantes após a sessão.
• Preferências de Notificação: Escolha receber alertas quando o OtterPilot participar numa reunião ou concluir a transcrição.

Ao personalizar estas definições, pode garantir que o OtterPilot funciona perfeitamente com o seu fluxo de trabalho e mantém-no informado sem o sobrecarregar com notificações.

Gravação Manual de Reuniões com Otter.ai

Embora o OtterPilot brilhe para gravação automática, pode haver situações em que precisa de mais controlo. O Otter.ai permite a gravação manual, dando-lhe flexibilidade para vários cenários.

Adicionar URLs de Reuniões:

1. Abra o seu painel de controlo do Otter.ai.
2. Clique no botão “Record” (Gravar) localizado perto da parte superior da página (geralmente ao lado de “Import” (Importar)).
3. Em vez de começar uma nova gravação do zero, escolha a opção “Join a meeting” (Participar numa reunião).
4. Uma janela pop-up irá aparecer. Aqui, pode colar o URL da reunião diretamente do seu convite Zoom, Google Meet ou Teams.
5. Clique em “Join” (Participar) e o Otter.ai começará a gravar a reunião, transcrevendo tudo em tempo real.

Carregar Ficheiros de Áudio Existentes:

Talvez tenha um ficheiro de áudio de reunião pré-gravado que quer que o Otter.ai transcreva. Sem problemas!

1. Clique no botão “Import” (Importar) no seu painel de controlo do Otter.ai.
2. Selecione “Upload audio/video” (Carregar áudio/vídeo).
3. Navegue até ao explorador de ficheiros do seu dispositivo e escolha o ficheiro de áudio da reunião pré-gravado.
4. Clique em “Open” (Abrir) e o Otter.ai irá carregar o ficheiro para transcrição. Embora os recursos em tempo real não estejam disponíveis para ficheiros pré-gravados, o Otter.ai ainda fornecerá a sua impressionante magia de transcrição alimentada por IA.

Funcionalidades do Otter.ai para Notas de Reuniões Aprimoradas

O Otter.ai vai além da simples transcrição, oferecendo um conjunto de funcionalidades que elevam as suas notas de reuniões a um nível totalmente novo. Vamos explorar algumas das ferramentas que irão transformar a forma como captura e utiliza o conteúdo das reuniões:

1. Transcrição em Tempo Real e Identificação de Oradores:

Acabaram-se os dias de decifrar caligrafia ilegível! O Otter.ai fornece transcrição em tempo real, permitindo-lhe ver a conversa a desenrolar-se no ecrã palavra por palavra. Além disso, com a identificação de oradores, saberá sempre quem disse o quê, eliminando a confusão e garantindo uma atribuição clara de ideias.

2. Editar e Destacar Pontos-Chave:

Às vezes, a transcrição bruta pode precisar de algum refinamento. As ferramentas de edição do Otter.ai permitem-lhe aprimorar o texto, corrigir quaisquer erros e garantir a precisão. Mas e quanto às conclusões cruciais? A funcionalidade de destaque permite-lhe marcar pontos importantes, tornando-os fáceis de encontrar e consultar mais tarde.

3. Partilha e Colaboração Facilitadas:

Ferramentas de colaboração intuitivas são essenciais no local de trabalho de hoje. O Otter.ai promove o trabalho em equipa, permitindo-lhe partilhar perfeitamente as notas das reuniões com colegas. Conceda acesso, convide outros para editar e trabalhem juntos para criar um registo abrangente da discussão.

4. Itens de Ação ao Seu Alcance:

As reuniões geralmente geram listas de tarefas. O Otter.ai ajuda-o a manter-se a par dos itens de ação, identificando automaticamente potenciais tarefas dentro da transcrição. Isto poupa-lhe tempo, eliminando a necessidade de criar manualmente uma lista separada e garante que todos estão claros sobre os seus próximos passos.

5. Poderosas Capacidades de Pesquisa:

Alguma vez se esqueceu de um ponto crucial de uma reunião, mas lembra-se de uma palavra-chave ou frase? Não se preocupe! A robusta funcionalidade de pesquisa do Otter.ai permite-lhe analisar rapidamente as notas transcritas para encontrar exatamente o que procura. Isto torna a revisitação de reuniões passadas uma tarefa fácil e ajuda-o a aproveitar o valioso conteúdo da reunião muito depois do término da sessão.

Ao aproveitar estas funcionalidades, o Otter.ai transforma as suas notas de reuniões de um registo estático para um recurso dinâmico e interativo que o capacita a si e à sua equipa.

Otimizar o Seu Fluxo de Trabalho com Otter.ai

Embora o Otter.ai ofereça um conjunto robusto de funcionalidades, ações específicas podem simplificar ainda mais o seu processo de tomada de notas de reuniões e aumentar a eficiência geral do fluxo de trabalho. Aqui estão algumas dicas práticas a considerar:

1. Utilize a Extensão do Otter para o Chrome: Simplifique o acesso às funcionalidades do Otter.ai diretamente no seu navegador da web. Ao instalar a extensão do Chrome, pode iniciar gravações, aceder a notas de reuniões e aproveitar outros recursos sem precisar de sair da sua página da web atual. Isto pode ser particularmente útil ao participar em reuniões diretamente do seu calendário numa interface web.
2. Domine Atalhos de Teclado: Para utilizadores frequentes do Otter.ai, a familiaridade com os atalhos de teclado pode aumentar significativamente a velocidade de navegação e a eficiência geral. Explore os atalhos de teclado disponíveis (acessíveis através das definições do Otter.ai ou da documentação de ajuda) e incorpore aqueles mais relevantes para o seu fluxo de trabalho. Isto pode incluir atalhos para ações como iniciar/parar gravações, controlos de reprodução, funções de edição de texto e atribuição de oradores.
3. Explore Integrações com Ferramentas de Produtividade: O poder do Otter.ai pode ser ainda mais amplificado ao integrá-lo com outras aplicações que utiliza regularmente. Dependendo do seu fluxo de trabalho específico e das ferramentas preferidas, o Otter.ai pode oferecer integrações com plataformas de gestão de projetos, software de gestão de tarefas ou aplicações de calendário. Estas integrações podem permitir a transferência de dados perfeita e fluxos de trabalho automatizados, como a criação automática de tarefas dentro do seu sistema de gestão de projetos com base em itens de ação identificados na transcrição da reunião.

Ao implementar estas sugestões, pode aproveitar todo o potencial do Otter.ai e integrá-lo perfeitamente no seu fluxo de trabalho existente, maximizando a eficiência e garantindo uma experiência de tomada de notas de reuniões mais produtiva.

Conclusão

Este artigo do blog explorou como o Otter.ai pode aprimorar significativamente a sua experiência de tomada de notas de reuniões em plataformas populares de videoconferência como Zoom, Google Meet e Microsoft Teams.

Ao aproveitar as funcionalidades principais do Otter.ai, pode:

• Alcançar maior foco durante as reuniões, eliminando a necessidade de tomada de notas manual.
• Garantir maior precisão na captura de detalhes da reunião através de transcrição em tempo real e identificação de oradores.
• Promover a colaboração partilhando e editando facilmente as notas das reuniões com colegas.
• Aumentar a produtividade geral com recursos como extração automatizada de itens de ação e poderosas capacidades de pesquisa.

O Otter.ai oferece um nível gratuito com recursos generosos para começar. Planos de assinatura pagos estão disponíveis para utilizadores que necessitam de funcionalidades adicionais, como maior capacidade de armazenamento, durações de reuniões estendidas ou recursos avançados de colaboração em equipa.

Incentivamos a explorar o Otter.ai e a descobrir como a sua mistura única de transcrição alimentada por IA, funcionalidades inteligentes e integrações perfeitas pode revolucionar a forma como captura, gere e utiliza as notas das reuniões. Diga adeus às ineficiências da tomada de notas tradicional e abrace uma nova era de reuniões simplificadas com o Otter.ai.

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