Las 10 mejores plantillas de actas de reuniones

Deshazte del caos de las reuniones y libera el poder de la organización! Las actas de las reuniones son tu clave para discusiones enfocadas, decisiones claras y un seguimiento impecable. Si estás listo para transformar tus reuniones de pérdidas de tiempo a generadores de acción, estás en el lugar correcto.

¿Sientes que tus reuniones son un agujero negro para el tiempo y la productividad? Pasas una hora discutiendo cosas, pero después, nadie recuerda las decisiones clave o los elementos de acción. ¿Te suena familiar?

Este es un problema común, pero no tiene por qué ser así. Las actas de reuniones bien elaboradas son el arma secreta para mantener tus reuniones enfocadas, organizadas y productivas. Proporcionan un registro claro de lo que se discutió, qué decisiones se tomaron y quién es responsable de qué. En resumen, aseguran que todos estén en la misma página y avanzando.

Pero seamos honestos, tomar actas detalladas durante una reunión puede ser un desafío. Ahí es donde entran en juego las plantillas de actas de reuniones. Estos documentos preformateados proporcionan un marco estructurado para capturar toda la información esencial. Con una plantilla en la mano, la toma de actas se convierte en una tarea sencilla y puedes concentrarte en mantener la reunión encaminada.

Qué hace que una plantilla de acta de reunión sea excelente

No todas las plantillas de actas de reuniones son creadas iguales. Las mejores incluyen ciertos componentes esenciales para asegurar que capturen todo lo importante y ayuden en el seguimiento posterior a la reunión. Esto es lo que necesitas:

• Fecha, hora y ubicación: Esto registra el contexto de la reunión, especialmente al mirar hacia atrás en el tiempo.
• Asistentes/Ausentes: Establece quién estuvo presente para la toma de decisiones y quién podría necesitar ser actualizado por separado.
• Temas de la agenda: Proporciona una estructura para la reunión y ayuda a rastrear dónde las cosas se desviaron (si lo hicieron).
• Puntos clave de discusión: Un resumen de los puntos principales cubiertos en cada tema de la agenda.
• Decisiones tomadas: ¡La sección más crucial! Describe claramente las decisiones alcanzadas durante la reunión.
• Elementos de acción (con responsables y plazos): Aquí es donde conviertes las decisiones en pasos accionables. Cada paso necesita un responsable asignado y una fecha límite para su finalización.
• Sección de notas: Un espacio para cualquier observación adicional, preguntas planteadas o puntos que se revisarán más adelante.

Recuerda, una gran plantilla facilita la toma de actas y asegura que captures la información necesaria para transformar tus reuniones en potencias productivas!

Top 10 de plantillas de actas de reuniones

Plantilla #1: La ‘Clásica’

Propósito:

• Adecuada para reuniones rutinarias con una estructura clara.
• Ideal cuando la prioridad clave es capturar las decisiones y asignar tareas.

Secciones:

• Fecha: Registrar la fecha de la reunión.
• Hora: Hora de inicio y finalización de la reunión.
• Ubicación: Donde se lleva a cabo la reunión (sala física, enlace de videoconferencia, etc.).
• Asistentes: Lista de personas presentes.
• Ausentes: Lista de personas esperadas pero no presentes.
• Agenda: Una lista pre-circulada de temas para discusión.
• [Tema de la agenda 1], [Tema de la agenda 2]…: Puntos de discusión individuales.
• Notas: Conclusiones clave, decisiones tomadas o puntos que requieren más investigación.
• Elementos de acción: Tareas específicas que surgen de la reunión.
  • [Elemento de acción]: Breve descripción de la tarea.
  • (Responsable): Nombre de la persona responsable de completar la tarea.
  • (Plazo): Fecha en que debe completarse la tarea.

Cómo usarla

1. Personalizar: Considera si necesitas secciones adicionales según las necesidades típicas de tu reunión.
2. Preparar: Completa los campos antes de la reunión. Distribuye la agenda con anticipación.
3. Durante la reunión: Toma notas, registra las decisiones y define claramente los elementos de acción.
4. Después de la reunión: Distribuye la plantilla actualizada como acta de la reunión.

Ejemplo:

• Fecha: 21 de marzo de 2024
• Hora: 1:00 PM - 2:00 PM PST
• Ubicación: Sala de conferencias B
• Asistentes: Jane Smith, John Doe, Sarah Anderson
• Ausentes:
• Agenda:
  • Actualización del estado del proyecto
  • Revisión del presupuesto
• Notas:
  • Proyecto a tiempo, algunos retrasos menores en la adquisición
  • El presupuesto necesita un seguimiento cercano para el próximo trimestre
• Elementos de acción:
  • Obtener cotizaciones de proveedores para artículos retrasados - (John Doe) - (24 de marzo)
  • Preparar un análisis detallado del presupuesto - (Sarah Anderson) - (28 de marzo)

Plantilla #2: La ‘Enfocada en Decisiones’

Propósito:

• Diseñada para reuniones donde el objetivo principal es llegar a decisiones claras.
• Prioriza el seguimiento del razonamiento detrás de las decisiones para referencia futura.

Secciones:

• Fecha: Registrar la fecha de la reunión.
• Hora: Hora de inicio y finalización de la reunión.
• Ubicación: Donde se lleva a cabo la reunión (sala física, enlace de videoconferencia, etc.).
• Asistentes: Lista de personas presentes.
• Ausentes: Lista de personas esperadas pero no presentes.
• Decisiones tomadas:
  • [Decisión 1] - (Justificación): Indica la decisión, seguida de una breve explicación de las razones detrás de ella.
  • [Decisión 2] - (Justificación): El mismo formato que el anterior.
• Elementos de acción: Tareas específicas que surgen de las decisiones tomadas.
  • [Elemento de acción]: Breve descripción de la tarea.
  • (Responsable): Nombre de la persona responsable de completar la tarea.
  • (Plazo): Fecha en que debe completarse la tarea.
• Próximos pasos: Acciones o elementos más amplios necesarios para avanzar (no necesariamente vinculados a una persona/plazo específico).

Cómo usarla

1. Preparar: Tener una comprensión clara de las decisiones que deben tomarse de antemano.
2. Durante la reunión: Enmarcar las discusiones en torno a las opciones disponibles. Capturar las decisiones y las razones clave que las llevaron a ellas.
3. Distribuir: Distribuir la plantilla como acta de la reunión para garantizar la claridad y la alineación.

Ejemplo

• Fecha: 23 de marzo de 2024
• Hora: 10:00 AM - 11:30 AM PST
• Ubicación: Reunión de Zoom (enlace)
• Asistentes: Peter Johnson, Lisa Williams, Ben Harris
• Ausentes: Ninguno
• Decisiones tomadas:
  • Lanzar el producto el 15 de abril - (Justificación): La investigación de mercado es positiva, la fecha permite el control de calidad final.
  • Asignar $5K adicionales al presupuesto de marketing - (Justificación): Necesidad de llegar a un público más amplio para el éxito del lanzamiento
• Elementos de acción:
  • Finalizar los materiales de lanzamiento - (Lisa Williams) - (10 de abril)
  • Desarrollar el plan de la campaña publicitaria - (Ben Harris) - (5 de abril)
• Próximos pasos:
  • Asegurar las ubicaciones en los medios
  • Revisar la logística del día del lanzamiento

Plantilla #3: La ‘Gestión de Proyectos’

Propósito:

• Diseñada específicamente para reuniones centradas en proyectos.
• Realiza un seguimiento de las tareas, identifica problemas y agiliza la ejecución del proyecto.

Secciones:

• Fecha: Registrar la fecha de la reunión.
• Hora: Hora de inicio y finalización de la reunión.
• Ubicación: Donde se lleva a cabo la reunión (sala física, enlace de videoconferencia, etc.).
• Asistentes: Lista de personas presentes.
• Ausentes: Lista de personas esperadas pero no presentes.
• Proyecto: Nombre del proyecto.
• Fase: Fase actual del proyecto (ej., Planificación, Desarrollo, etc.).
• Agenda: Una lista de temas para discusión – puede dejarse abierta o pre-rellenada.
• Actualizaciones sobre las tareas: Progreso en las tareas actuales, incluyendo los elementos completados y cualquier cambio en el cronograma.
• Problemas o Bloqueadores: Desafíos u obstáculos que dificultan el progreso del proyecto.
• Elementos de acción: Tareas específicas que surgen de la reunión para abordar los bloqueadores o avanzar en las tareas.
  • [Elemento de acción]: Breve descripción de la tarea.
  • (Responsable): Nombre de la persona responsable de completar la tarea.
  • (Plazo): Fecha en que debe completarse la tarea.
• Próxima reunión: Fecha, hora y ubicación (si se establece) de la próxima reunión del proyecto.

Cómo usarla

1. Preparar: Antes de la reunión, haz que los miembros del equipo del proyecto proporcionen actualizaciones sobre sus tareas.
2. Facilitar: Durante la reunión, concéntrate en las actualizaciones de las tareas, la identificación de problemas y la determinación de los elementos de acción para resolverlos.
3. Resumir: Antes de levantar la sesión, programa la próxima reunión de seguimiento.

Ejemplo

• Fecha: 22 de marzo de 2024
• Hora: 2:00 PM - 3:00 PM PST
• Ubicación: Sala de conferencias A
• Asistentes: Sarah Lee, Mark Evans, Emily Chen
• Ausentes: Ninguno
• Proyecto: Rediseño del sitio web
• Fase: Desarrollo
• Agenda:
  • Progreso de la codificación
  • Actualizaciones de contenido
• Actualizaciones sobre las tareas:
  • Estructura alámbrica de la página de inicio completa
  • Diseño de la página del producto en curso, retrasado por 2 días
• Problemas o Bloqueadores:
  • Necesidad de aprobación final del contenido para la página “Acerca de nosotros”
• Elementos de acción:
  • Programar la revisión del contenido con las partes interesadas - (Sarah Lee) - (23 de marzo)
• Próxima reunión: 29 de marzo de 2024, 2:00 PM PST, Sala de conferencias A

Plantilla #4: La ‘Reunión de Comité’

Propósito:

• Proporciona una estructura formal para las reuniones de comité.
• Asegura la documentación precisa de las mociones, los votos y las acciones resultantes.

Secciones:

• Fecha: Registrar la fecha de la reunión.
• Hora: Hora de inicio y finalización de la reunión.
• Ubicación: Donde se lleva a cabo la reunión (sala física, enlace de videoconferencia, etc.).
• Asistentes: Lista de personas presentes.
• Ausentes: Lista de personas esperadas pero no presentes.
• Llamada al orden: Hora en que la reunión se inició oficialmente.
• Aprobación de las actas anteriores: Aprobación formal (o enmienda) de las actas de la reunión anterior.
• Mociones:
  • Moción: (Descripción): Breve declaración de la acción propuesta.
  • Moción presentada por: Nombre del miembro que presentó la moción.
  • Secundada por: Nombre del miembro que apoya la moción.
  • Resultado (Aprobada/Rechazada): Resultado de la votación sobre la moción.
• Elementos de acción: Tareas específicas que surgen de la reunión.
  • [Elemento de acción]: Breve descripción de la tarea.
  • (Responsable): Nombre de la persona responsable de completar la tarea.
  • (Plazo): Fecha en que debe completarse la tarea.
• Levantamiento de la sesión: Hora en que la reunión se dio por terminada oficialmente.

Cómo usarla

1. Preparar: Incluir las mociones conocidas en la agenda distribuida de antemano.
2. Durante la reunión:
   • Registrar la hora en que se llama al orden la reunión.
   • Capturar con precisión todas las mociones, quién las propuso y secundó, y los resultados de la votación.
3. Distribuir: Las actas de esta plantilla sirven como el registro formal de la reunión.

Ejemplo

• Fecha: 20 de marzo de 2024
• Hora: 6:00 PM - 7:30 PM PST
• Ubicación: Ayuntamiento, Cámaras del Consejo
• Asistentes: Alcalde Johnson, Concejal Harris, Concejal Chen…
• Ausentes: Ninguno
• Llamada al orden: 6:05 PM
• Aprobación de las actas anteriores: Actas aprobadas tal como están escritas
• Mociones:
  • Moción: Asignar $20,000 para la renovación del parque (Descripción)
  • Moción presentada por: Concejal Harris
  • Secundada por: Concejal Lee
  • Resultado (Aprobada)
• Elementos de acción:
  • Desarrollar el plan de renovación - (Departamento de Parques y Recreación) - (15 de abril)
• Levantamiento de la sesión: 7:32 PM

Nota importante: Las reuniones de comité a menudo tienen reglas específicas descritas en los estatutos o procedimientos parlamentarios. Esta plantilla es un punto de partida, y es posible que se necesiten ajustes para alinearse con esas reglas.

Plantilla #5: La ‘Revisión de Sprint’

Propósito:

• Diseñada para equipos que utilizan Scrum u otras metodologías ágiles.
• Proporciona una revisión estructurada de lo que se logró durante un sprint, lo que está en curso y las mejoras para el futuro.

Secciones:

• Fecha: Registrar la fecha de la reunión.
• Hora: Hora de inicio y finalización de la reunión.
• Ubicación: Donde se lleva a cabo la reunión (sala física, enlace de videoconferencia, etc.).
• Asistentes: Lista de personas presentes (Dueño del Producto, Scrum Master, miembros del equipo de desarrollo, partes interesadas).
• Ausentes: Lista de personas esperadas pero no presentes.
• Sprint: [Número de Sprint]: Identificar el sprint específico que se está revisando.
• Trabajo completado: Listar y demostrar (si es posible) los elementos de trabajo terminados durante el sprint.
• Trabajo en progreso: Tareas iniciadas pero aún no completadas.
• Bloqueadores: Obstáculos o desafíos que impidieron el progreso durante el sprint.
• Retrospectiva:
  • ¿Qué salió bien? Aspectos positivos del sprint.
  • ¿Qué se puede mejorar? Áreas para optimización en futuros sprints.
• Elementos de acción: Cambios o tareas específicas para implementar en base a la retrospectiva.
  • [Elemento de acción]: Breve descripción de la tarea.
  • (Responsable): Nombre de la persona responsable de completar la tarea.
  • (Plazo): Fecha en que debe completarse la tarea.

Cómo usarla:

1. Preparar: El Dueño del Producto debe preparar una lista del trabajo completado y el trabajo en progreso. Los miembros del equipo deben considerar los bloqueadores y los puntos de la retrospectiva.
2. La Reunión: Seguir la plantilla, asegurando que las partes interesadas tengan la oportunidad de ver el trabajo completado. Enfocar la retrospectiva en mejoras accionables.
3. Acción: Distribuir la plantilla con los elementos de acción para que todos tengan claridad sobre los pasos a seguir para el próximo sprint.

Ejemplo

• Fecha: 25 de marzo de 2024
• Hora: 11:00 AM - 12:00 PM PST
• Ubicación: Zoom (enlace)
• Asistentes: Sarah (Dueña del Producto), Mark (Scrum Master), Equipo de desarrollo, Jane (Parte Interesada)
• Ausentes: Ninguno
• Sprint: Sprint 3
• Trabajo completado:
  • Nueva función de registro de usuario
  • Funcionalidad de búsqueda de productos
• Trabajo en progreso:
  • Integración del carrito de compras
• Bloqueadores:
  • Retraso en la recepción del acceso a la API para la pasarela de pago
• Retrospectiva:
  • ¿Qué salió bien? Historias de usuario claras, buena comunicación del equipo
  • ¿Qué se puede mejorar? Necesidad de una participación más temprana en las pruebas
• Elementos de acción:
  • Programar una reunión de integración de pruebas - (Mark) - (27 de marzo)

Plantilla #6: La ‘Sesión de Lluvia de Ideas’

Propósito:

• Diseñada para reuniones centradas en generar ideas y soluciones creativas.
• Fomenta la discusión abierta y se basa en las ideas de los demás.

Secciones:

• Fecha: Registrar la fecha de la reunión.
• Hora: Hora de inicio y finalización de la reunión.
• Ubicación: Donde se lleva a cabo la reunión (sala física, enlace de videoconferencia, etc.).
• Asistentes: Lista de personas presentes.
• Ausentes: Lista de personas esperadas pero no presentes.
• Tema: El problema, la pregunta o la oportunidad específica que aborda la sesión de lluvia de ideas.
• Ideas generadas: Lista sin filtro de todas las ideas sugeridas durante la sesión.
• Temas y categorías: A medida que se generan ideas, identificar temas comunes o agrupar ideas similares.
• Elementos de acción: Pasos específicos para evaluar, refinar o implementar las ideas más prometedoras.
  • [Elemento de acción]: Breve descripción de la tarea.
  • (Responsable): Nombre de la persona responsable de completar la tarea.
  • (Plazo): Fecha en que debe completarse la tarea.

Cómo usarla

1. Preparar: Definir claramente el enfoque de la sesión de lluvia de ideas. Considerar el uso de ejercicios de calentamiento para despertar la creatividad.
2. La Sesión:
   • Fomentar un flujo libre de ideas. Registrar todo, sin importar cuán extravagante pueda parecer inicialmente.
   • Comenzar a agrupar ideas e identificar patrones después de la ronda inicial de lluvia de ideas.
3. Próximos Pasos:
   • Asignar elementos de acción para una mayor investigación o desarrollo de las ideas más prometedoras.

Ejemplo

• Fecha: 23 de marzo de 2024
• Hora: 1:00 PM - 2:30 PM PST
• Ubicación: Sala de reuniones 3
• Asistentes: Equipo de Marketing, Diseñador Gráfico
• Ausentes: Ninguno
• Tema: Nuevas ideas para campañas de redes sociales
• Ideas generadas:
  • Realizar un concurso de contenido generado por el usuario
  • Asociarse con micro-influencers
  • Serie de videos cortos y humorísticos (¡Y muchos más!)
• Temas y categorías:
  • Compromiso del usuario
  • Conocimiento de la marca
• Elementos de acción:
  • Desarrollar las reglas del concurso y la estructura de premios - (Emily) - (27 de marzo)
  • Investigar micro-influencers relevantes en nuestro nicho - (John) - (28 de marzo)

Importante: La lluvia de ideas funciona mejor en un entorno libre de juicios. Fomentar las ideas descabelladas y construir sobre las sugerencias de los demás!

Plantilla #7: La ‘Reunión con el Cliente’

Propósito:

• Proporciona un marco estructurado para las reuniones con clientes.
• Realiza un seguimiento de los puntos clave de discusión, la información del cliente y los próximos pasos.

Secciones:

• Fecha: Registrar la fecha de la reunión.
• Hora: Hora de inicio y finalización de la reunión.
• Ubicación: Donde se lleva a cabo la reunión (ubicación física, enlace de videoconferencia, etc.).
• Asistentes: Lista de personas presentes (los miembros de tu equipo y los representantes del cliente).
• Ausentes: Lista de personas esperadas pero no presentes.
• Cliente: Nombre de la organización del cliente.
• Proyecto: Nombre del proyecto en el que estás trabajando.
• Puntos de discusión: Elementos clave que se discutieron durante la reunión.
• Comentarios del cliente: Incluir comentarios, inquietudes y solicitudes del cliente.
• Elementos de acción: Tareas o seguimientos específicos basados en la discusión de la reunión
  • [Elemento de acción]: Breve descripción de la tarea.
  • (Responsable): Nombre de la persona responsable de completar la tarea (de tu equipo o del cliente).
  • (Plazo): Fecha en que debe completarse la tarea.

Cómo usarla

1. Preparar: Preparar una agenda que se alinee con el estado actual de tu proyecto y cualquier pregunta que tengas para el cliente.
2. Durante la Reunión: Tomar notas claras, capturando particularmente los comentarios y las decisiones del cliente.
3. Seguimiento: Distribuir las actas de la reunión y los elementos de acción a todos los asistentes, asegurando que tanto tú como el cliente estén alineados.

Ejemplo

• Fecha: 28 de marzo de 2024
• Hora: 10:00 AM - 11:00 AM PST
• Ubicación: Reunión de Zoom (enlace)
• Asistentes: Sarah Lee (Gerente de Proyecto), John Smith (Diseñador), Emily Baker (cliente), Tom Wilson (cliente)
• Ausentes: Ninguno
• Cliente: Acme Corporation
• Proyecto: Rediseño del sitio web
• Puntos de discusión:
  • Revisión de los modelos de la página de inicio
  • Actualizaciones del cronograma
• Comentarios del cliente:
  • Respuesta positiva al diseño general
  • Solicitar cambios en la redacción de la sección “Servicios”
• Elementos de acción:
  • Actualizar los modelos de la página de inicio según los comentarios - (John Smith) - (30 de marzo)
  • El cliente proporcionará una copia revisada de “Servicios” - (Emily Baker) - (29 de marzo)

Plantilla #8: La ‘Uno a Uno’

Propósito:

• Facilita conversaciones regulares y enfocadas entre los gerentes y los miembros de su equipo.
• Proporciona un espacio para la retroalimentación del desempeño, el establecimiento de objetivos y las discusiones sobre el desarrollo profesional.

Secciones:

• Fecha: Registrar la fecha de la reunión.
• Hora: Hora de inicio y finalización de la reunión.
• Ubicación: Donde se lleva a cabo la reunión (oficina, videollamada, etc.).
• Empleado: El nombre del empleado.
• Gerente: El nombre del gerente.
• Temas discutidos: Puntos clave de la conversación.
• Retroalimentación:
  • Del gerente al empleado: Observaciones del desempeño, puntos constructivos, áreas de mejora.
  • Del empleado al gerente: Desafíos, necesidades de apoyo, sugerencias.
• Elementos de acción: Tareas específicas, próximos pasos o elementos de seguimiento.
  • [Elemento de acción]: Breve descripción de la tarea.
  • (Responsable): Nombre de la persona responsable (ya sea empleado o gerente).
  • (Plazo): Fecha en que debe completarse la tarea.

Cómo usarla

1. Preparación (ambas partes): Tanto el gerente como el empleado deben venir con temas o puntos que quieran discutir.
2. Mantener la consistencia: Las reuniones uno a uno regulares son más efectivas.
3. Documentar: Capturar la discusión y los elementos de acción. Esto sirve como punto de referencia para futuras reuniones.

Ejemplo

• Fecha: 21 de marzo de 2024
• Hora: 3:00 PM - 3:45 PM PST
• Ubicación: Oficina de Lisa
• Empleado: Mark Johnson
• Gerente: Lisa Williams
• Temas discutidos:
  • Progreso en el proyecto actual
  • El interés de Mark en desarrollar habilidades de liderazgo
• Retroalimentación:
  • Gerente al Empleado: Trabajo sólido en el proyecto, respuesta positiva del cliente. Sugiere una comunicación proactiva sobre los cambios en el cronograma.
  • Empleado al Gerente: Busca oportunidades para ser mentor de los miembros junior del equipo.
• Elementos de acción:
  • Lisa identificará una coincidencia de tutoría para Mark - (Lisa Williams) - (4 de abril)

Nota importante: Las reuniones uno a uno deben generar confianza. Si bien incluyen discusiones sobre el desempeño, también son un espacio para que los empleados obtengan apoyo y discutan abiertamente su desarrollo profesional.

Plantilla #9: Las ‘Actas del Seminario Web’

Propósito:

• Proporciona un registro de los seminarios web, especialmente aquellos con conclusiones valiosas o para fines de capacitación interna.
• Captura las preguntas y respuestas de la audiencia para ayudar con la creación de contenido o para abordar las inquietudes de la audiencia.

Secciones:

• Fecha: Fecha del seminario web.
• Hora: Hora de inicio y finalización del seminario web.
• Tema: El enfoque del seminario web.
• Oradores: Nombres y (si corresponde) títulos de los presentadores.
• Asistentes (Número aproximado): Una estimación del tamaño de la audiencia.
• Puntos clave: Principales conclusiones e ideas de la presentación.
• Preguntas y respuestas: Preguntas relevantes formuladas por los asistentes y las respuestas proporcionadas por los oradores.
• Elementos de acción: Tareas de seguimiento o ideas inspiradas en el seminario web.
  • [Elemento de acción]: Breve descripción de la tarea.
  • (Responsable): Nombre de la persona responsable de completar la tarea.
  • (Plazo): Fecha en que debe completarse la tarea.

Cómo usarla

1. Designar a un tomador de notas: Hacer que alguien sea asignado para tomar notas durante el seminario web.
2. Distribuir: Distribuir las actas al equipo o como seguimiento del asistente con un enlace a la grabación (si está disponible).
3. Elementos de acción: Asegurar que se asignen elementos de acción para extraer valor del contenido del seminario web.

Ejemplo

• Fecha: 23 de marzo de 2024

• Hora: 11:00 AM - 12:00 PM PST

• Tema: “Impulsa tu Email Marketing: Estrategias para Tasas de Apertura Más Altas”

• Oradores: Jane Smith, Experta en Email Marketing

• Asistentes (Número aproximado): 120

• Puntos clave:

  • Importancia de las líneas de asunto claras
  • Técnicas de personalización
  • Estrategias de pruebas A/B

• Preguntas y respuestas

  • P: “¿Las mejores herramientas para la automatización del correo electrónico?” R: Jane recomendó MailChimp, Constant Contact…
  • P: “¿Cómo manejar las bajas tasas de apertura?” R: Segmentar la audiencia, probar los tiempos de envío…

• Elementos de acción:

  • Revisar nuestras plantillas de línea de asunto actuales - (Sarah) - (27 de marzo)

Plantilla #10: Las ‘Notas de Reunión Informal’

Propósito:

• Captura los elementos esenciales de una discusión casual sin ser demasiado estructurada.
• Adecuada para registros rápidos o reuniones improvisadas.

Secciones:

• Fecha: Fecha de la reunión.
• Hora: Hora de inicio y finalización de la reunión (si es relevante).
• Tema: El enfoque general de la discusión.
• Asistentes: Lista de las personas que estuvieron en la reunión.
• Puntos clave:
  • [Punto 1]
  • [Punto 2]
  • (Y así sucesivamente…)
• Resumen de la discusión: Un breve resumen de los principales temas cubiertos.
• Elementos de acción:
  • [Elemento de acción] - (Responsable) - (Plazo) Incluir solo las tareas inmediatamente accionables que surjan de la discusión.

Cómo usarla

1. Mantenerla breve: Centrarse en las decisiones o resultados más importantes.
2. Claridad: Asegurar que las notas sean legibles y se puedan entender más adelante.
3. Elementos de acción: Incluir cualquier próximo paso crucial que haya surgido de la discusión.

Ejemplo

• Fecha: 20 de marzo de 2024
• Hora: 2:15 PM - 2:35 PM PST
• Tema: Actualización del proyecto y cronograma de lanzamiento
• Asistentes: Peter, Emily
• Puntos clave:
  • Desarrollo en camino
  • Necesidad de activos actualizados del equipo de marketing
• Resumen de la discusión: Sincronización rápida sobre el estado del proyecto, se identificó un posible retraso debido a la falta de activos.
• Elementos de acción:
  • Emily hará un seguimiento con el equipo de marketing para la ETA de los activos - (Emily) - (21 de marzo)

Consejos Adicionales para Actas de Reuniones Efectivas

Elegir una gran plantilla es un fantástico primer paso, pero hay más cosas que puedes hacer para asegurar que tus actas generen resultados reales. Aquí hay algunos consejos adicionales:

• Asigna un tomador de notas dedicado: Rotar esta responsabilidad ayuda a asegurar la precisión y la aceptación de todo el equipo.
• Envía las actas rápidamente después de la reunión: Mientras la discusión está fresca, distribuye rápidamente las actas para asegurar que todos se pongan en la misma página rápidamente.
• Comienza la próxima reunión revisando los elementos de acción anteriores: Mantén esos elementos de acción al frente y al centro para mantener la responsabilidad y el impulso.
• Almacena las actas centralmente: Ten una carpeta o sistema compartido donde todos puedan acceder fácilmente a las actas de reuniones pasadas.

Consejo profesional: Si una decisión necesita más discusión o aprobación de personas fuera de la reunión, deja eso claro en tus actas para un seguimiento eficiente.

Conclusión

Las actas de las reuniones pueden parecer un pequeño detalle, pero tienen un gran impacto en la productividad y el éxito de tu equipo. Al utilizar plantillas bien diseñadas, ahorrarás tiempo, mejorarás la claridad para todos los involucrados y aumentarás la responsabilidad de los elementos de acción. ¿El resultado? Reuniones que realmente hacen avanzar los proyectos y alcanzar los objetivos.

¿Listo para revolucionar tus reuniones? ¡Navega por las plantillas que hemos delineado, elige una que se ajuste a tus necesidades y comienza! Te sorprenderá lo rápido que verás resultados positivos.

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