Las 10 mejores apps para crear actas

Imagina tener registros de reuniones nítidos y fáciles de buscar al alcance de tu mano. Imagina que las decisiones clave y los elementos de acción se resaltan automáticamente para el seguimiento. Ese es el poder de las aplicaciones de creación de actas. Estas herramientas van más allá de la simple toma de notas, ayudándote a aumentar la productividad de las reuniones y garantizar mejores resultados para tu equipo.

Introducción

Las reuniones son esenciales para la colaboración y la toma de decisiones, pero su valor depende en gran medida de tener registros precisos de lo que se discutió y se decidió. Las actas de las reuniones sirven como este punto de referencia crucial, asegurando que todos permanezcan alineados y responsables. Sin embargo, la toma de actas tradicional puede ser un verdadero dolor de cabeza. Es difícil participar plenamente en la reunión mientras se intenta capturar cada palabra. Esto a menudo conduce a notas incompletas o desorganizadas, lo que añade aún más trabajo después del hecho.

Aquí es donde las aplicaciones de creación de actas vienen al rescate. Estas herramientas especializadas automatizan muchos de los aspectos tediosos de la toma de actas. Utilizan funciones como la transcripción, los resúmenes impulsados por la IA y el seguimiento optimizado de los elementos de acción para que todo el proceso de documentación de la reunión sea más fluido y eficiente.

Principales herramientas de un vistazo

Nombre de la herramienta	Descripción general	Pros	Contras	Ideal para	Calificación
ScreenApp	Sólida aplicación de creación de actas con análisis impulsado por IA.	Transcripción precisa, resúmenes generados por IA, seguimiento de elementos de acción.	La precisión puede disminuir con varios oradores, costos de suscripción.	Equipos que necesitan registros de reuniones detallados y herramientas de colaboración.	★★★★★
Fellow.app	Plataforma de gestión de reuniones con sólidas funciones de actas.	Plantillas de agenda, toma de notas en tiempo real, integración de la gestión de tareas.	Menos énfasis en la grabación, puede ser excesivo para necesidades simples.	Equipos que desean un enfoque estructurado de todo el ciclo de vida de la reunión.	★★★★☆
Tactiq	Aplicación centrada en la transcripción con funciones para actas de reuniones.	Excelente precisión de transcripción, funcionalidad de búsqueda, opciones de exportación.	Funciones limitadas de configuración de la agenda, resumen de IA menos sofisticado.	Equipos con participantes internacionales o debates complejos en las reuniones.	★★★★☆
Otter.ai	Herramienta versátil de voz a texto utilizada para actas de reuniones.	Planes asequibles, se integra con aplicaciones populares, precisa para individuos.	Menos precisa con conversaciones superpuestas, carece de algunas funciones.	Equipos con presupuesto limitado que necesitan una transcripción fiable en todos los casos de uso.	★★★☆☆
Hugo	Conecta tu calendario y las aplicaciones para tomar notas para obtener actas consolidadas.	Aprovecha las aplicaciones existentes, el formato automático, el repositorio central.	No hay funciones de transcripción integradas, depende de la calidad de las notas existentes.	Equipos que se sienten cómodos con una herramienta separada para tomar notas y necesitan organización.	★★★☆☆
Minute.ly	Se centra en la velocidad y la simplicidad para registrar las decisiones clave.	Fácil de usar, notas con marca de tiempo, niveles de precios asequibles.	No hay función de transcripción completa, herramientas limitadas de análisis o búsqueda.	Equipos a los que no les gusta el software complejo o que necesitan una herramienta básica.	★★★☆☆
Scribe	Se apoya en la IA para automatizar la mayor parte posible de la creación de actas.	Genera resúmenes con una entrada mínima, identifica riesgos, analiza los sentimientos.	El análisis de la IA puede estar fuera de lugar, es más caro que algunas alternativas.	Equipos basados en datos que desean información más allá de las actas básicas.	★★★☆☆
Meetric	Tiene como objetivo reducir el tiempo dedicado a las reuniones a través de análisis y seguimientos.	Realiza un seguimiento del tiempo de conversación, calcula el “costo” de la reunión, recordatorios automatizados.	El enfoque en las métricas puede sentirse impersonal, falta de transcripción completa.	Equipos que luchan contra la sobrecarga de reuniones o que necesitan justificar el tiempo de reunión.	★★★☆☆
Beenote	Enfatiza la estructura y la seguridad de las actas de las reuniones.	Control granular sobre el acceso, asignación de tareas, registro formal de resoluciones.	Interfaz menos fácil de usar, los precios aumentan para equipos más grandes.	Equipos que manejan información confidencial o en industrias altamente reguladas.	★★★★☆
Soapbox	Combina las actas de las reuniones con una base de conocimientos del equipo.	Fomenta la participación, fragmentos de video, se integra con herramientas de proyecto.	Menos formal, depende de que los miembros del equipo se sientan cómodos grabando sus propios videos.	Equipos remotos o híbridos, o aquellos que desean un estilo de comunicación abierto.	★★★★☆

Top 10 de herramientas de IA

1. ScreenApp

• Breve resumen: ScreenApp destaca como una sólida aplicación de creación de actas que integra grabación de pantalla, transcripción en tiempo real y análisis impulsado por IA. Te permite capturar todo el contexto de una reunión, no solo notas fragmentadas.
• Ventajas:
  • Transcripción muy precisa: Hace que el proceso de toma de notas sea extremadamente rápido.
  • Resúmenes generados por IA: Identifica los puntos clave y las decisiones para una revisión rápida.
  • Seguimiento de elementos de acción: Asigna fácilmente tareas dentro de las actas y realiza un seguimiento del progreso.
• Desventajas:
  • La precisión de la transcripción puede disminuir ligeramente con varios oradores o acentos fuertes.
  • Costos de suscripción para funciones avanzadas.
• Ideal para: Equipos que necesitan registros de reuniones detallados, valoran los elementos de acción claros y desean herramientas de colaboración dentro de sus actas.
• Evaluación personal: La combinación de grabación, transcripción y funciones de IA de ScreenApp la hacen increíblemente poderosa para optimizar todo el flujo de trabajo de documentación de la reunión. Elimina la confusión de “quién dijo qué” que a menudo surge después de las reuniones.
• Calificación: 5/5

2. Fellow.app

• Breve resumen: Fellow.app es una plataforma de gestión de reuniones con sólidas funciones de creación de actas. Enfatiza las agendas previas a la reunión, la toma de notas colaborativa durante la reunión y un plan de acción posterior a la reunión claro.
• Ventajas:
  • Plantillas de agenda integradas para una mejor estructura de la reunión.
  • La toma de notas colaborativa en tiempo real fomenta la participación.
  • Integración perfecta con herramientas populares de gestión de tareas.
• Desventajas:
  • Menos énfasis en la grabación y la transcripción que algunas alternativas.
  • Puede ser excesivo para equipos con necesidades de reuniones muy simples.
• Ideal para: Equipos que desean un enfoque estructurado de todo el ciclo de vida de la reunión, no solo de las actas.
• Evaluación personal: Fellow.app brillará para los equipos que luchan con el enfoque de la reunión, o donde es importante asegurar que todos tengan voz en las actas.
• Calificación: 4/5

3. Tactiq

• Breve resumen: Tactiq es una aplicación centrada en la transcripción con funciones adicionales para actas de reuniones. Admite varios idiomas e identificación de oradores para facilitar el seguimiento.
• Ventajas:
  • Excelente precisión de transcripción, incluso en entornos ruidosos.
  • Funcionalidad de búsqueda para encontrar rápidamente momentos específicos dentro de la transcripción.
  • Exporta las actas en varios formatos (PDF, Word, etc.).
• Desventajas:
  • Funciones limitadas de configuración de la agenda.
  • El resumen de la IA es menos sofisticado que el de algunos competidores.
• Ideal para: Equipos con participantes internacionales o debates complejos en las reuniones donde la captura de texto precisa es primordial.
• Evaluación personal: Tactiq es una excelente opción si la calidad de la transcripción es tu máxima prioridad, pero puede necesitar combinarse con otras herramientas para una solución completa.
• Calificación: 4/5

4. Otter.ai

• Breve resumen: Otter.ai es una herramienta versátil de voz a texto que se utiliza para actas de reuniones, conferencias y dictados generales. Ofrece transcripción en tiempo real e identificación de oradores.
• Ventajas:
  • Planes de precios asequibles, incluida una opción gratuita.
  • Se integra con aplicaciones populares de calendario y videoconferencia.
  • Muy preciso para oradores individuales.
• Desventajas:
  • Puede ser menos preciso con conversaciones superpuestas.
  • Carece de algunas funciones dedicadas a las actas de las reuniones, como el seguimiento de los elementos de acción.
• Ideal para: Equipos o individuos con presupuesto limitado que necesitan una transcripción fiable en varios casos de uso.
• Evaluación personal: Otter.ai es un buen punto de partida, pero los equipos que necesitan más funciones específicas para las reuniones podrían superarlo con el tiempo.
• Calificación: 3.5/5

5. Hugo

• Breve resumen: Hugo conecta tu calendario y las aplicaciones para tomar notas, lo que te permite consolidar fácilmente las notas de las reuniones en documentos centrales de actas.
• Ventajas:
  • Aprovecha tus aplicaciones existentes para tomar notas.
  • Formato automático de las actas para una apariencia limpia.
  • Repositorio central para todos los registros de reuniones
• Desventajas:
  • No hay funciones de transcripción integradas.
  • Depende de la calidad de tus notas preexistentes.
• Ideal para: Equipos que ya se sienten cómodos con una herramienta separada para tomar notas y solo quieren ayuda para organizar las actas finales.
• Evaluación personal: Hugo proporciona una solución ligera si no quieres cambiar todo tu flujo de trabajo, pero no es una respuesta independiente.
• Calificación: 3.5/5

6. Minute.ly

• Breve resumen: Minute.ly se centra en la velocidad y la simplicidad. Proporciona una interfaz optimizada para registrar las decisiones clave y los elementos de acción durante una reunión.
• Ventajas:
  • Extremadamente fácil de usar con una configuración mínima requerida.
  • Notas con marca de tiempo para facilitar la referencia al contexto.
  • Niveles de precios asequibles para equipos más pequeños.
• Desventajas:
  • No hay función de transcripción completa, depende de la toma de notas manual.
  • Herramientas limitadas de análisis o búsqueda en comparación con algunos competidores.
• Ideal para: Equipos a los que no les gusta el software complejo o que solo necesitan una herramienta básica para capturar lo esencial de la reunión.
• Evaluación personal: Minute.ly no reemplazará la documentación en profundidad, pero podría ser perfecto para reuniones cortas y enfocadas donde la velocidad es fundamental.
• Calificación: 3/5

7. Scribe

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• Breve resumen: Scribe se apoya en gran medida en la IA, con el objetivo de automatizar la mayor parte posible del proceso de creación de actas.
• Ventajas:
  • Genera resúmenes de reuniones con una entrada mínima del usuario.
  • Identifica posibles riesgos u oportunidades en función del contenido de la reunión.
  • Analiza los sentimientos a lo largo del tiempo para realizar un seguimiento de la moral del equipo.
• Desventajas:
  • El análisis de la IA a veces puede estar fuera de lugar, lo que requiere una revisión humana.
  • Más caro que algunas alternativas.
• Ideal para: Equipos basados en datos que desean información más allá de las actas básicas, particularmente grandes organizaciones que rastrean las tendencias en muchas reuniones.
• Evaluación personal: El potencial de Scribe es emocionante, pero la tecnología aún podría ser un poco demasiado “vanguardista” para los equipos que necesitan una fiabilidad absoluta.
• Calificación: 3.5/5

8. Meetric

• Breve resumen: Meetric tiene como objetivo reducir el tiempo dedicado a las reuniones a través de análisis posteriores a la reunión y seguimientos automatizados.
• Ventajas:
  • Realiza un seguimiento del tiempo de conversación de cada participante para identificar desequilibrios.
  • Calcula el “costo” de la reunión en función de los salarios de los participantes.
  • Recordatorios automatizados para los elementos de acción pendientes.
• Desventajas:
  • El enfoque en las métricas a veces puede sentirse un poco impersonal.
  • Falta de transcripción completa para una referencia detallada.
• Ideal para: Equipos que luchan contra la sobrecarga de reuniones, o donde existe la necesidad de justificar el tiempo de la reunión como un gasto comercial.
• Evaluación personal: Meetric podría ser una llamada de atención para las reuniones habitualmente largas, pero su enfoque en la eficiencia podría no adaptarse a todas las culturas de equipo.
• Calificación: 3/5

9. Beenote

• Breve resumen: Beenote enfatiza la estructura y la seguridad de las actas de las reuniones. Ofrece plantillas personalizables y la opción de registros privados y encriptados.
• Ventajas:
  • Control granular sobre quién puede acceder y editar las actas.
  • Asignación de tareas integrada y seguimiento del progreso.
  • Opción de crear un registro formal de resoluciones para reuniones importantes.
• Desventajas:
  • Interfaz menos fácil de usar en comparación con algunas aplicaciones más optimizadas.
  • Los precios aumentan para equipos más grandes.
• Ideal para: Equipos que manejan información confidencial, o aquellos en industrias altamente reguladas donde los registros deben ser a prueba de auditorías.
• Evaluación personal: Beenote es una herramienta de nicho, pero destaca en su área específica. Si la seguridad es primordial, vale la pena considerarla.
• Calificación: 4/5

10. Soapbox

• Breve resumen: Soapbox combina las actas de las reuniones con una base de conocimientos del equipo. Promueve actualizaciones asíncronas y resúmenes de video cortos junto con las actas tradicionales.
• Ventajas:
  • Fomenta la participación de los miembros del equipo que no pueden asistir a las reuniones en vivo.
  • Los fragmentos de video pueden agregar un contexto valioso que el texto no capta.
  • Se integra con herramientas de gestión de proyectos para flujos de trabajo fluidos.
• Desventajas:
  • Menos formal que algunas aplicaciones para tomar actas.
  • Depende de que los miembros del equipo se sientan cómodos grabando sus propios videos.
• Ideal para: Equipos remotos o híbridos, o aquellos que desean fomentar un estilo de comunicación más abierto en torno a las reuniones.
• Evaluación personal: Soapbox ofrece una perspectiva fresca sobre la documentación de las reuniones. Es ideal para los equipos a los que no les gustan las actas escritas formales.
• Calificación: 4/5

Conclusión

Elegir la aplicación de creación de actas adecuada no es una decisión única para todos. La mejor opción para tu equipo depende de varios factores: ¿necesitas transcripciones detalladas o solo decisiones clave? ¿Tus reuniones se centran principalmente en los elementos de acción? ¿Es la seguridad una preocupación importante?

Al tomarte el tiempo para evaluar tus necesidades específicas y probar algunas herramientas, transformarás la forma en que manejas las reuniones. No más información perdida, no más confusión posterior a la reunión. En cambio, tendrás registros claros y prácticos que permitirán a tu equipo mantenerse productivo y alineado.

Consejos adicionales:

• Prioriza una prueba gratuita o una demostración: Prueba el software antes de comprometerte por completo y ve cómo se integra en tu flujo de trabajo existente.
• Considera la curva de aprendizaje: Algunas aplicaciones son increíblemente intuitivas, mientras que otras requieren más incorporación. Elige una herramienta que tu equipo realmente adopte.

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