12 подсказок ChatGPT для оптимизации процесса ведения заметок на совещаниях

Встречи, встречи, встречи. Это необходимое зло профессионального мира, но они не должны быть пустой тратой времени. С помощью ChatGPT вы можете оптимизировать процесс ведения заметок на встречах и быстрее вернуться к работе. Вот 6 подсказок ChatGPT, которые помогут вам лучше вести заметки на встречах, экономить время и сделать ваши встречи более продуктивными.

Встречи — важная часть рабочей жизни, но они также могут быть серьезной тратой времени. Одним из самых трудоемких аспектов встреч является ведение заметок. К счастью, есть ИИ, который делает видеозаметки за вас, подключенный к автоматизированной программе для записи встреч и позволяющий вам общаться со своими видео. Если вы устали тратить часы на расшифровку протоколов встреч, ИИ может помочь.

ChatGPT — это мощная языковая модель, которую можно использовать для создания всесторонних и точных резюме встреч всего за несколько минут. ScreenApp — это видеоплатформа, которая упрощает использование подсказок ChatGPT с любым видео.

Используя ChatGPT и ScreenApp вместе, вы можете легко оптимизировать процесс ведения заметок на встречах. Вот как:

1. Записывайте или загружайте свои встречи или видео в ScreenApp.
2. Унифицируйте свои встречи с помощью ИИ, чтобы использовать ChatGPT с MS Teams или Google Meet‍
3. Используйте одну из подсказок ChatGPT ниже, чтобы создать резюме встречи.
4. Просмотрите и отредактируйте резюме встречи по мере необходимости.
5. Поделитесь резюме встречи со своей командой.

Почему ChatGPT полезен для ведения заметок на встречах?

• Экономит время: ChatGPT может автоматически генерировать заметки о встречах за меньшее время, чем требуется для их ручного ввода. Это освобождает участников, позволяя им сосредоточиться на других задачах, таких как участие во встрече и мозговой штурм идей.
• Повышает точность: ChatGPT обучен на огромном наборе текстовых и кодовых данных, что дает ему возможность понимать и обобщать сложную информацию. Это означает, что ChatGPT может создавать заметки о встречах, которые более точны и полны, чем заметки, сделанные вручную.
• Определяет ключевые моменты и задачи: ChatGPT можно использовать для определения ключевых моментов и задач из расшифровки встречи. Это может помочь участникам быстро понять наиболее важные выводы из встречи и убедиться, что все необходимые последующие задачи назначены.
• Создает различные типы заметок о встречах: ChatGPT можно использовать для создания различных типов заметок о встречах, таких как резюме встреч, протоколы встреч и повестки дня встреч. Это делает его универсальным инструментом, который можно использовать для удовлетворения конкретных потребностей любой команды.

Топ подсказок с первого взгляда

Задача	Подсказка	Оценка полезности из 5
Обобщить ключевые моменты встречи	Обобщите ключевые моменты, решения и задачи, возникшие на этой встрече.	5
Определение задач	Определите и назначьте задачи, возникшие на этой встрече, ответственным сторонам.	5
Система принятия решений DACI	Создайте резюме DACI для решений, принятых на этой встрече, определив Driver, Approver, Contributor и Informed для каждого решения.	3.5
Ретроспективный анализ встречи	Заполните ретро-шаблон для этой встречи, выделив то, что прошло хорошо, что не удалось, и области для улучшения.	3.4
Создание шаблона для стендап-митинга	Создайте шаблон для стендап-митинга для нашей команды, включив разделы для прогресса за предыдущий день, текущих приоритетов и блокирующих факторов.	4.9
Разработка пользовательской повестки дня встречи	Напишите подробную повестку дня для нашей следующей командной встречи, включая тему, распределение времени и ведущего для каждой точки.	4.2
Сводка обновлений статуса проекта	Составьте исчерпывающую сводку о текущем состоянии [Название проекта], включая завершенные задачи, ожидающие выполнения элементы и предстоящие этапы.	4.1
Составление клиентской коммуникации	Составьте профессиональное электронное письмо клиенту, предоставив обновление о ходе проекта и ответив на любые вопросы.	3.8
Содействие сессии мозгового штурма	Сгенерируйте список творческих идей для [конкретного проекта или темы], учитывая последние тенденции и сильные стороны команды.	4.3
Обзор исследований по отраслевым тенденциям	Предоставьте сводку последних тенденций в [конкретной отрасли или секторе] на основе последних отчетов и статей.	4.1
Шаблон обзора эффективности команды	Создайте шаблон для ежеквартальных обзоров эффективности команды, сосредоточив внимание на ключевых достижениях, областях для улучшения и целях на следующий квартал.	4.2
Контрольный список адаптации сотрудника	Разработайте исчерпывающий контрольный список адаптации новых сотрудников в [отделе/команде], охватывающий все необходимые шаги с первого дня до первого месяца.	4.8

12 подсказок ChatGPT для оптимизации процесса ведения заметок на встречах

Подсказка ChatGPT для резюме встречи

“Обобщите ключевые моменты, решения и задачи, возникшие на этой встрече.”

Также называется протоколом встречи. Эта подсказка указывает ChatGPT извлекать и сжимать наиболее важные аспекты встречи. Она предназначена для определения основных обсуждаемых тем, ключевых принятых решений и конкретных задач, которые необходимо выполнить.

Пример использования: После вводной встречи по проекту, где обсуждаются многочисленные темы, эта подсказка может быстро предоставить обзор для тех, кто не смог присутствовать, или в качестве резюме для участников.

Пример вывода: Сегодняшняя встреча, посвященная запуску проекта XYZ, была богата обсуждениями и плодотворна в принятии решений. Ключевые темы включали объем проекта, бюджетные ограничения и сроки запуска. Примечательно, что команда единогласно согласилась с бюджетом в 20 000 долларов, подчеркнув важность экономически эффективных стратегий в нашем подходе. Дата запуска была назначена на 15 июня, крайний срок, который соответствует нашим маркетинговым целям и технической готовности.

Что касается решений, мы решили уделить приоритетное внимание вовлечению клиентов посредством целевого маркетинга. Этот подход включает в себя мощную кампанию в социальных сетях и партнерские отношения с ключевыми влиятельными лицами в нашем секторе. Еще одним важным решением было принятие поэтапного плана развертывания, обеспечивающего техническую стабильность и удобство использования.

Были назначены задачи для обеспечения динамики. Анна возьмет на себя ответственность за доработку комплексного маркетингового плана, интегрируя наши последние исследования рынка для эффективного таргетинга на нашу основную демографическую группу. Ожидается, что она представит проект к следующей встрече. Тому поручено курировать техническое развертывание, уделяя особое внимание критической интеграции новых функций и обеспечению надежности и масштабируемости нашей ИТ-инфраструктуры. Он будет координировать свои задачи с командой разработчиков, чтобы привести их в соответствие с нашим графиком запуска.

Кроме того, финансовая команда предоставит подробную разбивку бюджета на следующей сессии, помогая нам более точно отслеживать наши расходы и финансовые прогнозы. Наконец, следующая встреча запланирована на следующий четверг, где будет оцениваться прогресс и вноситься дополнительные коррективы по мере необходимости.

В заключение, сегодняшняя встреча закладывает прочную основу для проекта XYZ, с четкими целями, четко определенными ролями и реализуемым графиком. Крайне важно, чтобы все члены команды просмотрели протокол встречи и незамедлительно приступили к выполнению своих задач.

Определение задач

“Определите и назначьте задачи, возникшие на этой встрече, ответственным сторонам.”

Эта подсказка помогает определить конкретные задачи, которые возникли на встрече, и назначить их отдельным лицам или командам, облегчая подотчетность и последующие действия.

Пример использования: Полезно на встрече по статусу проекта, где обсуждаются многочисленные задачи, которые необходимо назначить членам команды.

Пример вывода: На сегодняшней встрече по статусу проекта было определено и назначено несколько важных задач для обеспечения бесперебойного выполнения наших текущих проектов. Для обеспечения ясности и подотчетности каждая задача была распределена между конкретными членами команды вместе с четкими сроками.

1. Обновление базы данных: Саре было поручено обновить базу данных клиентов. Это включает в себя проверку текущей контактной информации, добавление новых данных о клиентах и удаление устаревших записей. Эта задача имеет решающее значение для эффективности нашей предстоящей маркетинговой кампании. Крайний срок завершения установлен на эту среду.
2. Презентация проекта дизайна: Майк несет ответственность за представление первоначального проекта нового дизайна для нашего предстоящего продукта. Этот проект должен включать предварительные эскизы, потенциальные цветовые схемы и базовый макет. Отзывы с этой презентации будут определять окончательную фазу проектирования. Презентация Майка запланирована на пятницу.
3. Пересмотр бюджета: Аманда пересмотрит бюджет проекта, сосредоточившись на перераспределении ресурсов для удовлетворения наших новых приоритетов. Этот пересмотр включает в себя анализ текущих расходов, выявление областей экономии затрат и предложение корректировок. Ожидается, что пересмотренный отчет о бюджете будет представлен к следующему понедельнику.
4. Анализ исследования рынка: Кевину и его команде поручено завершить анализ исследования рынка для проекта Z. Это включает в себя сбор данных из недавних опросов, интерпретацию тенденций поведения потребителей и извлечение информации, относящейся к разработке нашего продукта. Ожидается, что команда представит свои результаты на следующей встрече по проекту.
5. Переговоры с поставщиками: Линда должна возглавить переговоры с поставщиками о закупке новых программных инструментов. Она будет поддерживать связь с потенциальными поставщиками, согласовывать условия и заключать контракты. Ее цель — заключить наилучшую сделку без ущерба для качества. Обновление о ходе работы ожидается через две недели. Эффективное управление закупками обеспечит оптимизацию процесса отбора, оптимизацию затрат и поддержание качества.
6. Координация учебных занятий: Раджу поручено организовать учебное занятие по новому программному обеспечению для управления проектами. Это включает в себя организацию места проведения, координацию с поставщиком программного обеспечения для поиска тренера и обеспечение того, чтобы все члены команды были запланированы для посещения. Сессия запланирована на конец месяца.

Ожидается, что каждый член команды будет уделять приоритетное внимание этим задачам и регулярно предоставлять обновления о ходе их выполнения. Следующая встреча будет включать в себя обзор этих задач и корректировку наших графиков и стратегий проекта, где это необходимо.

Система принятия решений DACI

“Создайте резюме DACI для решений, принятых на этой встрече, определив Driver, Approver, Contributor и Informed для каждого решения.”

Эта подсказка предназначена для структурирования решений, принятых на встрече, с использованием системы DACI, которая разъясняет роли и обязанности для каждого решения.

Пример использования: Идеально подходит для стратегических встреч, на которых принимаются важные решения, и ясность в отношении ролей имеет важное значение для исполнения.

Пример вывода: На сегодняшней стратегической встрече было принято несколько ключевых решений, и для каждого из них мы применили систему принятия решений DACI. Эта система обеспечивает ясность в ролях и обязанностях, что имеет решающее значение для эффективного исполнения и коммуникации. Ниже приводится резюме DACI для каждого решения:

Решение: Запуск новой линейки продуктов

1. Driver (Руководитель): Джон, ответственный за руководство проектом и обеспечение достижения всех этапов.
2. Approver (Утверждающий): Лиза, которая примет окончательное решение и предоставит необходимые ресурсы.
3. Contributors (Участники): Маркетинговая команда, которой поручено разработать и реализовать маркетинговую стратегию.
4. Informed (Информированные): Все руководители отделов, которые должны быть в курсе прогресса и любых серьезных изменений.

Решение: Внедрение политики удаленной работы

1. Driver (Руководитель): Эмма, курирующая процесс разработки и внедрения политики.
2. Approver (Утверждающий): Генеральный директор, г-н Томпсон, который даст окончательное одобрение и поддержку.
3. Contributors (Участники): Отдел кадров, ответственный за разработку политики и соблюдение законодательства.
4. Informed (Информированные): Все сотрудники, чтобы знать о новых условиях работы и руководящих принципах.

Решение: Обновление ИТ-инфраструктуры

1. Driver (Руководитель): Алекс, управляющий проектом обновления и координирующий работу с поставщиками.
2. Approver (Утверждающий): Финансовый директор, г-жа Грин, для утверждения бюджета и финансового надзора.
3. Contributors (Участники): ИТ-отдел, работающий над техническими аспектами и внедрением.
4. Informed (Информированные): Команда управления, чтобы понимать влияние на операции и бюджет.

Решение: Расширение на новые рынки

1. Driver (Руководитель): София, возглавляющая исследование рынка и стратегию расширения.
2. Approver (Утверждающий): Совет директоров для стратегического согласования и утверждения инвестиций.
3. Contributors (Участники): Отделы продаж и исследований для сбора данных о рынке и информации о клиентах.
4. Informed (Информированные): Все соответствующие заинтересованные стороны, включая партнеров и инвесторов.

Решение: Организация ежегодного корпоративного выезда

1. Driver (Руководитель): Карлос, отвечающий за планирование и проведение выезда.
2. Approver (Утверждающий): Менеджер по персоналу, Джанет, для согласования с корпоративной культурой и бюджетом.
3. Contributors (Участники): Команда по организации мероприятий, ответственная за логистику, мероприятия и координацию.
4. Informed (Информированные): Все сотрудники для обеспечения участия и логистического планирования.

Каждое из этих решений является неотъемлемой частью наших стратегических целей и оперативной эффективности. Система DACI не только разъясняет роли, но и обеспечивает надлежащее вовлечение и информирование всех соответствующих сторон, что облегчает более плавное исполнение и прозрачность во всей организации.

Ретроспективный анализ встречи

“Заполните ретро-шаблон для этой встречи, выделив то, что прошло хорошо, что не удалось, и области для улучшения.”

Эта подсказка способствует рефлексивному анализу встречи, выявляя успехи, проблемы и потенциальные области для улучшения.

Пример использования: Лучше всего использовать после важного этапа проекта или мероприятия для анализа производительности и планирования будущих улучшений.

Пример вывода:

‍Дата встречи: 10 января 2024 г.

‍Цель встречи: Обзор этапов проекта за 1 квартал и планирование на 2 квартал

Что прошло хорошо:

1. Эффективное сотрудничество: Синергия между отделами маркетинга и разработки продуктов была образцовой. Их совместная презентация об этапах 1 квартала продемонстрировала высокий уровень межведомственной координации.
2. Качество презентаций: Презентации, особенно финансовый обзор финансовой команды, были подробными и информативными, предоставляя четкое представление о нашем текущем положении.
3. Вовлеченность и участие: Все участники активно участвовали, внося ценный вклад и конструктивные отзывы на протяжении всей встречи.

Что не удалось:

1. Управление временем: Несколько пунктов повестки дня превысили отведенное им время, что привело к поспешному обсуждению в последней части встречи.
2. Технические проблемы: Мы столкнулись с периодическими техническими трудностями с инструментом для видеоконференций, что нарушило ход презентаций и обсуждений.
3. Недостаточная подготовленность в некоторых областях: Несколько членов команды, казалось, были недостаточно подготовлены к своим сегментам повестки дня, что повлияло на глубину и качество представленной информации.

Области для улучшения:

1. Строгое соблюдение временных интервалов: Выделите конкретные временные интервалы для каждого пункта повестки дня и назначьте хронометриста для обеспечения соблюдения. Это поможет тщательно осветить все темы, не торопясь.
2. Предварительные технические проверки: Внедрите протокол обязательной технической проверки для всех участников как минимум за 15 минут до начала встречи, чтобы избежать технических сбоев.
3. Улучшенная подготовка: Поощряйте всех членов команды приходить полностью подготовленными со своими презентациями и отчетами. Этому можно способствовать, установив внутренние сроки подготовки материалов, по крайней мере, за день до встречи.
4. Улучшенная документация: Хотя встреча была хорошо задокументирована, распространение протоколов могло бы быть более быстрым. Назначение специального протоколиста и установление протокола распространения протоколов в течение 24 часов после встречи может повысить эффективность. Если ваш файл представляет собой PDF, уменьшите размер PDF-файла, чтобы сделать обмен быстрее и эффективнее.
5. Механизм обратной связи: Представьте форму анонимной обратной связи после встречи, чтобы участники могли высказать свои мысли об эффективности встречи. Это предоставит информацию для постоянного улучшения.

Приведенный выше анализ подчеркивает наши сильные стороны в сотрудничестве и вовлеченности, одновременно привлекая внимание к областям, в которых мы можем улучшиться, особенно в управлении временем и подготовке. Решив эти проблемы, мы можем повысить производительность и эффективность наших будущих встреч.

Создание шаблона для стендап-митинга

“Создайте шаблон для стендап-митинга для нашей команды, включив разделы для прогресса за предыдущий день, текущих приоритетов и блокирующих факторов.”

Эта подсказка создает структурированный формат для ежедневных стендап-митингов, гарантируя, что команды по-прежнему сосредоточены на немедленных задачах и проблемах.

Пример использования: Полезно для гибких команд, которым нужен последовательный формат для ежедневных отчетов.

Пример вывода: “1. Прогресс за вчерашний день: Завершено предложение для клиента. 2. Сегодняшние приоритеты: Начать разработку нового дизайна кампании. 3. Блокирующие факторы: Ожидание утверждения бюджета.”

Разработка пользовательской повестки дня встречи

“Напишите подробную повестку дня для нашей следующей командной встречи, включая тему, распределение времени и ведущего для каждой точки.”

Эта подсказка помогает в подготовке подробной повестки дня с указанием времени для командной встречи, гарантируя эффективное освещение всех важных пунктов.

Пример использования: Полезно для планирования регулярных командных встреч, где обсуждаются многочисленные темы и управление временем имеет решающее значение.

Пример вывода: “1. Обновление маркетинговой стратегии (10 минут - ведет Эмили), 2. Обзор бюджета (15 минут - ведет Марк), 3. Сессия вопросов и ответов (5 минут).”

Сводка обновлений статуса проекта

“Составьте исчерпывающую сводку о текущем состоянии [Название проекта], включая завершенные задачи, ожидающие выполнения элементы и предстоящие этапы.”

Эта подсказка помогает в обобщении прогресса конкретного проекта, описывая, что было достигнуто, что ожидает выполнения, и будущие ключевые этапы.

Пример использования: Полезно для менеджеров проектов, которым необходимо предоставить заинтересованным сторонам снимок прогресса проекта.

Пример вывода: “Проект Альфа: завершен на 70%. Завершено: Фаза проектирования, первоначальное тестирование. Ожидание: Заключительная стадия разработки. Следующий этап: Бета-тестирование начинается 30 апреля.”

Составление клиентской коммуникации

“Составьте профессиональное электронное письмо клиенту, предоставив обновление о ходе проекта и ответив на любые вопросы.”

Эта подсказка помогает в создании профессиональной и понятной коммуникации с клиентами, обновляя их о статусах проектов и отвечая на любые вопросы или проблемы.

Пример использования: Полезно для менеджеров по работе с клиентами, регулярно обновляющих клиентов о текущих проектах.

Пример вывода: “Уважаемый [Имя клиента], надеюсь, это письмо застанет вас в добром здравии. Я пишу вам, чтобы сообщить о ходе [Проекта]. В настоящее время мы идем в соответствии с графиком, и следующий этап должен начаться на следующей неделе…”

Содействие сессии мозгового штурма

“Сгенерируйте список творческих идей для [конкретного проекта или темы], учитывая последние тенденции и сильные стороны команды.”

Эта подсказка предназначена для стимулирования творчества и создания инновационных идей для проекта или темы путем использования текущих тенденций и возможностей команды.

Пример использования: Полезно на встречах творческих команд, где необходимы новые, инновационные идеи.

Пример вывода: “1. Используйте технологию дополненной реальности для новой маркетинговой кампании. 2. Изучите экологически чистые варианты упаковки, основанные на последних тенденциях в области устойчивого развития.”

Обзор исследований по отраслевым тенденциям

“Предоставьте сводку последних тенденций в [конкретной отрасли или секторе] на основе последних отчетов и статей.”

Эта подсказка помогает в составлении актуального обзора отраслевых тенденций, что важно для стратегического планирования и сохранения конкурентоспособности.

Пример использования: Ценно для команд в динамичных отраслях, которым необходимо быть в курсе изменений на рынке.

Пример вывода: “В технологической отрасли наблюдается растущий акцент на искусственном интеллекте и машинном обучении, при этом компании вкладывают значительные средства в эти технологии для стимулирования инноваций…”

Шаблон обзора эффективности команды

“Создайте шаблон для ежеквартальных обзоров эффективности команды, сосредоточив внимание на ключевых достижениях, областях для улучшения и целях на следующий квартал.”

Эта подсказка помогает в создании структурированного шаблона для оценки эффективности команды, выделяя достижения, области для улучшения и будущие цели.

Пример использования: Идеально подходит для менеджеров, проводящих регулярные обзоры эффективности со своими командами.

Пример вывода: “Имя сотрудника: [Имя]. Достижения: Успешно руководил проектом X. Области для улучшения: Управление временем. Цели на следующий квартал: Взять на себя руководящую роль в проекте Y.”

Контрольный список адаптации сотрудника

“Разработайте исчерпывающий контрольный список адаптации новых сотрудников в [отделе/команде], охватывающий все необходимые шаги с первого дня до первого месяца.”

Эта подсказка предназначена для создания подробного контрольного списка для плавной интеграции новых сотрудников в команду или отдел.

Пример использования: Полезно для менеджеров по персоналу или руководителей команд, готовящихся к прибытию новых членов команды.

Пример вывода: “День 1: Приветственная встреча, оформление документов отдела кадров. Неделя 1: Представление команды, учебные занятия. Первый месяц: Назначение проекта, проверка производительности.”

Каждая подсказка адаптирована для использования возможностей ChatGPT для конкретных, практических применений в рабочей обстановке, повышения эффективности и ясности в различных организационных процессах.

Как именно использовать эти подсказки на видео?

ChatGPT — это мощная языковая модель, которую можно использовать для создания текста, перевода языков, написания различных видов креативного контента и ответа на ваши вопросы в информативной форме. Однако ChatGPT не предназначен специально для ведения заметок на встречах.

Именно поэтому существует ScreenApp. ScreenApp — это облачный инструмент для записи и расшифровки, который специально разработан для ведения заметок на встречах. ScreenApp автоматически расшифровывает встречи, что упрощает создание всесторонних и точных заметок о встречах.

Кроме того, ScreenApp предоставляет полный видеоконтекст встречи, что может быть полезно для понимания контекста заметок о встрече. Например, если вы просматриваете заметку о встрече и не уверены, что что-то означает, вы можете посмотреть видео встречи в этот момент, чтобы получить больше контекста.

Встречи могут быть напряженными и хаотичными. Оптимизируйте их

Как использовать функцию “Задать ИИ” ScreenApp для создания заметок

Чтобы использовать функцию “Задать ИИ” ScreenApp для ведения заметок на встречах, зарегистрируйтесь для получения бесплатной учетной записи ScreenApp.

После того, как вы начали запись встречи или загрузили видео в ScreenApp, вы можете открыть боковую панель “Задать ИИ”, щелкнув значок “Задать ИИ” в правом верхнем углу экрана.

На боковой панели “Задать ИИ” вы можете ввести вопрос или подсказку, связанную со встречей. Например, вы можете ввести “Обобщите ключевые моменты этой встречи” или “Определите задачи, возникшие на этой встрече, и назначьте их ответственным сторонам”.

Затем ScreenApp использует ChatGPT для создания ответа на ваш вопрос или подсказку. Ответ будет отображаться на боковой панели “Задать ИИ”.

Затем вы можете просмотреть ответ и отредактировать его по мере необходимости. Как только вы будете довольны ответом, вы можете нажать кнопку “Добавить в заметки”, чтобы добавить его в свои заметки о встрече.

.webp)

Задать ИИ в ScreenApp

‍